Warto zapamiętać, że kasa rejestrująca (fiskalna) jest jednoznacznie powiązana ze sprzedażą na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Oznacza to, że jeżeli Twoim kontrahentem jest inny podmiot, prowadzący działalność gospodarczą, taki jak spółka, wspólnota lub stowarzyszenie czy osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, to sprzedaż na ich rzecz nie podlega obowiązkowi rejestracji za jej pomocą.
Można wskazać w tym przypadku jeden wyjątek, który może Ci się kiedyś przydać.
Za osobę prowadzącą działalność gospodarczą (w rozumieniu ustawy o VAT) jest też uważana osoba fizyczna, która wynajmuje np. mieszkania, ale nie założyła działalności (w ramach najmu cywilnoprawnego). Zasadniczo taka osoba może posługiwać się NIP lub PESEL-em. Ale w świetle ustawy o VAT, jest to przedsiębiorca i sprzedaż na jej przecz nie musi być ewidencjonowana na kasie, o ile oczywiście jest związana z tą działalnością a nie jest to zakup prywatny.
Nie zawsze i nie każdą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej będziesz musiał zaewidencjonować na kasie fiskalnej. Zasadą jest, że taka sprzedaż do kwoty 20 000 zł w skali roku, powoduje, że nie masz obowiązku posiadania kasy.
Przykład
Pani Katarzyna prowadzi handel hurtowy farbami. Okazjonalnie zdarza się jej sprzedaż kilka sztuk farb rodzinie lub znajomym. Łącznie jednak w roku przychód z takiej sprzedaży nie przekracza 20 000 zł. Pani Katarzyna nie ma obowiązku prowadzić ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.
Jak to bywa w przypadku podatków – od tej zasady są wyjątki.
Wyjątki te dotyczą przypadków wskazanych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nie będę wskazywał wszystkich przypadków, ale warto wymienić następujące: sprzedaż części do samochodów, sprzedaż komputerów, wyrobów elektronicznych (smartfonów), nośników danych (np. pendrive-ów), wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych, perfum i wód toaletowych, świadczenie usług taksówek, naprawy samochodów, wulkanizacji, prawniczych, gastronomicznych, fryzjerskich, kosmetycznych.
Co to oznacza w praktyce? Sprzedaż wyżej wymienionych towarów lub świadczenie usług powoduje, że już od pierwszej takiej transakcji masz obowiązek zaewidencjonować tę sprzedaż na kasie rejestrującej.
Przykład
Pani Katarzyna (z pierwszego przykładu) wykorzystuje w firmie laptop, który jednak ma zamiar wymienić. Po zakupie nowego laptopa, postanowiła sprzedać poprzedni. Nabywcą była osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. W związku z tą sprzedażą Pani Kasia ma obowiązek zaewidencjonować tę sprzedaż na kasie rejestrującej. Co więcej każdą kolejną sprzedaż na rzecz znajomych i rodziny ma obowiązek potwierdzać paragonem.
Z powyższego przykładu widzisz, że nawet sprzedając na rzecz innych podatników, jedna transakcja może spowodować konieczność posiadania kasy fiskalnej. Co więcej przepisy wskazują, że jeżeli już „wpadłeś” w obowiązek fiskalizacji (np. tą jedną transakcją), późniejsze muszą być również fiskalizowanie.
Warto rozróżnić również sytuację, gdy masz obowiązek posiadania kasy rejestrującej, a tym samym fiskalizować sprzedaż na rzez osób fizycznych, od samego obowiązku zarejestrowania konkretnej czynności.
Przepisy wskazują, że niektóre czynności (sprzedaż czy świadczenie usług), po spełnieniu określonych warunków, nie muszą być potwierdzone paragonem fiskalnym.
Nieczęstym przykładem takiej sytuacji jest sprzedaż towarów przez sklepy internetowe. W ich przypadku głównym nabywcą towarów są osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Więc co do zasady sprzedaż powinna być potwierdzona paragonem.
Wprowadzono jednak możliwość niewystawiana paragonów fiskalnych w przypadku, gdy sprzedaż następuje na odległość, czyli towar wysyłany jest kurierem czy pocztą, a płatność następuje poprzez przelew na Twój rachunek bankowy (płatność zdalna). W takim przypadku – jeżeli powadzisz ewidencję, która umożliwia przyporządkowanie otrzymanej płatności do konkretnej sprzedaży, nie masz obowiązku wystawiana paragonu fiskalnego.
Innym przykładem jest najem nieruchomości. W przypadku gdy wynajmujesz 20 lokali mieszkalnych, to co do zasady powinieneś ewidencjonować najem na kasie rejestrującej – bo przekroczysz roczny obrót 20 000 zł. Ale jeżeli każdemu z najemców wystawisz fakturę, lub płatność czynszu najmu będziesz otrzymywał wyłącznie na rachunek bankowy, to nie masz obowiązku ewidencjonować takiej sprzedaży na kasie fiskalnej.
Przykład
Pani Kasia z przykładu 1 musiała zakupić kasę rejestrującą. Sprzedaż na rzecz znajomych potwierdza paragonem fiskalnym. Jednocześnie postanowiła poszerzyć swoją działalność o sklep internetowy. Towary wysyła kurierem, a płatność otrzymuje na konto firmowe. W związku z tym sprzedaż prowadzona poprzez sklep internetowy nie podlega ewidencjonowaniu na kasie rejestrującej.
Nie oznacza to, że Pani Katarzyna nie może każdej takiej sprzedaży dodatkowo dołączyć paragonu fiskalnego.
Warto również zwrócić uwagę na szczególny przypadek, który dotyczy osób wcześniej prowadzących działalność gospodarczą i mających już obowiązek ewidencjonowania na niej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności. Pamiętaj, że nawet jeżeli ten obowiązek powstał w poprzedniej działalności, to zakładając nową, już na starcie będziesz miał ten obowiązek. Likwidacja poprzedniej działalności i otwarcie nowej nie daje Ci prawa do nowego limitu 20 000 zł.
Przykład
Pan Jan prowadził restaurację. Sprzedaż ewidencjonował na kasie rejestrującej. W 2020 roku zamknął ją i podjął pracę na etacie. W 2024 roku ponownie otworzył działalność gospodarczą – świadczy usługi cateringowe, głównie dla firm. Jednak zdarzają się również usługi na rzecz osób nieprowadzących działalność gospodarczą (komunie, urodziny). Pomimo tego, że Pan Jan nie przekroczył w 2024 limitu 20 000 zł, to od samego początku musiał zainstalować kasę rejestrującą – gdyż taki obowiązek powstał w poprzedniej jego działalności.
Kasa rejestrująca związana jest ze sprzedażą na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jeżeli Twoimi klientami są takie osoby, to pamiętaj, że sprzedaż na ich rzecz towarów lub usług do 20 000 zł w skali roku nie powoduje konieczności instalacji kasy fiskalnej. Od tej zasady są jednak wyjątki, które powodują, że już od pierwszej czynności kasę musisz mieć. Jeżeli przekroczyłeś ten limit lub wykonałeś czynność obligującą Cię do posiadania kasy rejestrującej pamiętaj, że nie wszystkie czynność muszą być ewidencjonowane na niej.
