Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. W obecnym, początkowym okresie, faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych (np. w formacie PDF). Obecnie przedsiębiorcy nie mają obowiązku korzystać z e-faktur, jednak już od 1 lutego 2026 r. (dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży, wraz z kwotą podatku, przekroczy w 2025 r. 200 mln zł) a następnie od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, ma to być system obligatoryjny.

Krajowy System Elektronicznych Faktur - Program Ksef Comarch

Spis treści

Primary Item (H2)Sub Item 1 (H3)Sub Item 2 (H4)
Sub Item 3 (H5)
Sub Item 4 (H6)

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna baza stworzona przez Ministerstwo Finansów, która pozwala na odbieranie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych przez przedsiębiorców. Tym samym, każda generowana przez przedsiębiorcę e-faktura, będzie trafiała przez KSeF do odbiorcy. Poza wystawianiem, przesyłaniem i otrzymywaniem e-faktur, KSeF będzie pełnił również istotną funkcję w zakresie przechowywania faktur ustrukturyzowanych przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Jak działa KseF?

W momencie wysłania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur, platforma przydziela jej unikalny numer identyfikujący. W dalszej kolejności dokument poddany jest kontroli prawidłowości danych w nim zawartych, poprzez porównanie go ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura uznawana jest za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikacyjnego.

Czym jest e-Faktura?

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura), zgodnie z przepisami ustawy o VAT, to faktura wystawiona przy użyciu KSeF, której został nadany numer identyfikujący tę fakturę, czyli KSeF ID.

W odróżnieniu od faktury elektronicznej (faktury online), za którą uznawany jest dokument w dowolnej postaci cyfrowej, e-faktura ma format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2). Format ten posiada określone standardy, które decydują o sposobie przedstawienia konkretnych informacji na fakturze, takich jak np. dane sprzedawcy czy rodzaj świadczonej usługi. Struktura ta zawiera pozycje (pola), które mogły dotychczas wystąpić na tradycyjnej fakturze (są one określone w art. 106e ustawy o VAT) oraz inne pola nieobowiązkowe, które powszechnie występują w obrocie gospodarczym. Co istotne obowiązuje jedna struktura faktur ustrukturyzowanych dla wszystkich rodzajów faktur. E-fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, z kolei za datę otrzymania e-faktury uznaje się dzień nadania jej numeru KSeF ID.

W programie Comarch ERP XT możesz już teraz bezpłatnie przetestować integrację z KSeF. Wymiana danych z KSeF jest możliwa za pomocą:

Środowiska demonstracyjnego – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Rozwiązanie to umożliwia dostosowanie procesów biznesowych na co dzień zachodzących w firmie do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury wystawione w środowisku demonstracyjnym nie będą wywierały żadnych skutków prawnych i po określonym czasie zostaną usunięte z KSeF.

Środowiska produkcyjnego – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, a faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Zgodnie z przepisami możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych, co oznacza, że podatnik może równocześnie wystawiać i przesyłać faktury za pośrednictwem platformy KSeF jak i przekazywać je w tradycyjny sposób ( elektronicznie lub papierowo).

Testuj połącznie z KSeF!

Wypróbuj za darmo

Jakie zmiany czekają przedsiębiorców?

Zmniejszenie kosztów oraz brak obowiązku archiwizowania faktur papierowych – faktury są przechowywane i archiwizowane w KSeF przez 10 lat, nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach informatycznych przedsiębiorców,

Usprawnienie obrotu gospodarczego – wprowadzenie jednego standardu faktury i tym samym ograniczenie błędów na dokumentach,

Zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe – cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur między podatnikami oraz księgowania faktur u podatników. Koniec wysyłania faktur papierowych lub w PDF jako załącznik do maila,

Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych,

Brak duplikatu faktur – nie ma możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury,

Wgląd w ścieżkę obiegu faktury – pewność, że dotarła do kontrahenta, stała dostępność kontrahenta do faktur w KSeF,

Natychmiastowe dostarczenie faktury do kontrahenta – faktura uznawana jest za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez system KSeF numeru identyfikacyjnego,

Skrócony termin na zwrotu podatku VAT (z 60 do 40 dni),

Ujednolicony sposób korygowania danych – błędy na fakturach przesłanych do KSeF będą mogły być poprawione wyłącznie poprzez faktury korygujące, znikną noty korygujące.

KSeF a korzyści dla przedsiębiorców

Wdrożenie KSeF pozwoli na optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych. Ustrukturyzowane dane z faktur, to nowy standard oraz przyspieszenie i dalsza automatyzacja procesowania tych dokumentów wraz z ich automatyczną archiwizacją.

Szybsze procesowanie dokumentu to niższe koszty. Podatnicy będą dysponować na bieżąco (w czasie rzeczywistym) informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych – od analityki po inne obszary ich biznesów. Korzystanie z e-faktur to brak konieczności przepisywania danych z dokumentu papierowego do systemu i ograniczenie błędów ludzkich.

System Comarch ERP XT już teraz wspiera przedsiębiorców w procesie dostosowania się do nowych przepisów i jest gotowy na wysyłkę danych do rządowego systemu e-Faktur.

Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w systemie Comarch ERP XT?

Obecnie faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Od stycznia 2022 roku można skorzystać z systemu dobrowolnie. Już teraz korzystając z systemu Comarch ERP XT można wysłać dane do KSeF. Przekonaj się jakie to proste i zobacz jak wygląda obsługa integracji z KSeF w naszym systemie.

Comarch Ksef program - Krajowy System Elektronicznych Faktur

Zobacz jak wysłać fakturę do KSeF →

Aktualny stan prawny

Ponieważ zmiany w projekcie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) są dynamiczne i na ten moment nie ma jeszcze ostatecznego projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania, zachęcamy do śledzenia naszej strony poświęconej Krajowemu Systemowi e-Faktur w systemach Comarch ERP. Więcej o KSeF→

Cookie	Czas przechowywania	Opis
_clck	1 year	Microsoft Clarity ustawia to ciasteczko, aby zachować Clarity User ID przeglądarki oraz ustawienia specyficzne dla danej strony internetowej. Gwarantuje to, że działania podejmowane podczas kolejnych wizyt na tej samej stronie będą powiązane z tym samym identyfikatorem użytkownika.
_clsk	1 day	Microsoft Clarity ustawia to ciasteczko, aby przechowywać i konsolidować wyświetlenia stron użytkownika w jednym nagraniu sesji.
_gcl_au	3 months	Google Tag Manager ustawia to ciasteczko, aby testować efektywność reklam na stronach internetowych korzystających z ich usług.
CLID	1 year	Microsoft Clarity ustawia to ciasteczko, aby przechowywać informacje o tym, jak użytkownicy wchodzą w interakcje z witryną. Ciasteczko pomaga w dostarczaniu raportu analitycznego. Zbierane dane obejmują liczbę odwiedzających, miejsce, z którego wchodzą na stronę, oraz odwiedzane podstrony.