Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. W obecnym, początkowym okresie, faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych (np. w formacie PDF).
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna baza Ministerstwa Finansów, która pozwala na odbieranie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych przez przedsiębiorców. Tym samym, każda generowana przez przedsiębiorcę e-faktura, będzie trafiała przez KSeF do odbiorcy.
Jak działa KseF?
W momencie wysłania faktury do systemu KSeF, platforma przydziela jej unikalny numer identyfikujący. W dalszej kolejności system sprawdza zgodność danych zawartych we wspomnianym dokumencie, porównując je ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura uznawana jest za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikacyjnego.
Czym jest e-Faktura?
Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura), zgodnie z przepisami ustawy o VAT, to faktura wystawiona przy użyciu KSeF, której został nadany numer identyfikujący tę fakturę, czyli KSeF ID.
W odróżnieniu od faktury elektronicznej, za którą uznawany jest dokument w dowolnej postaci cyfrowej, e-faktura ma format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2). Format ten posiada określone standardy, które decydują o sposobie przedstawienia konkretnych informacji na fakturze, takich jak np. dane sprzedawcy czy rodzaj świadczonej usługi. Struktura ta zawiera pozycje (pola), które mogły dotychczas wystąpić na tradycyjnej fakturze (są one określone w art. 106e ustawy o VAT) oraz inne pola nieobowiązkowe, które powszechnie występują w obrocie gospodarczym. Co istotne obowiązuje jedna struktura e-Faktury dla wszystkich rodzajów faktur. E-fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, z kolei za datę otrzymania e-faktury uznaje się dzień nadania jej numeru KSeF ID.
W programie Comarch ERP XT możesz już teraz bezpłatnie przetestować integrację z KSeF. Wymiana danych z KSeF jest możliwa za pomocą:
Środowiska demonstracyjnego – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Rozwiązanie to umożliwia dostosowanie procesów biznesowych na co dzień zachodzących w firmie do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury wystawione w środowisku demonstracyjnym nie będą wywierały żadnych skutków prawnych i po określonym czasie zostaną usunięte z KSeF.
Środowiska produkcyjnego – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, a faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Zgodnie z przepisami możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych, co oznacza, że podatnik może równocześnie wystawiać i przesyłać faktury za pośrednictwem platformy KSeF jak i przekazywać je w tradycyjny sposób ( elektronicznie lub papierowo).
Zmniejszenie kosztów oraz brak obowiązku archiwizowania faktur papierowych – faktury są przechowywane i archiwizowane w KSeF przez 10 lat, nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach informatycznych przedsiębiorców,
Usprawnienie obrotu gospodarczego – wprowadzenie jednego standardu faktury i tym samym ograniczenie błędów na dokumentach,
Zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe – cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur między podatnikami oraz księgowania faktur u podatników. Koniec wysyłania faktur papierowych lub w PDF jako załącznik do maila,
Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych,
Brak duplikatu faktur – nie ma możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury,
Wgląd w ścieżkę obiegu faktury – pewność, że dotarła do kontrahenta, stała dostępność kontrahenta do faktur w KSeF,
Natychmiastowe dostarczenie faktury do kontrahenta – faktura uznawana jest za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikacyjnego,
Skrócony termin na zwrotu podatku VAT (z 60 do 40 dni),
Ujednolicony sposób korygowania danych – błędy na fakturach przesłanych do KSeF będą mogły być poprawione wyłącznie poprzez faktury korygujące, znikną noty korygujące.
KSeF a korzyści dla przedsiębiorców
Wdrożenie KSeF pozwoli na optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych. Ustrukturyzowane dane z faktur, to nowy standard oraz przyspieszenie i dalsza automatyzacja procesowania tych dokumentów wraz z ich automatyczną archiwizacją.
Szybsze procesowanie dokumentu to niższe koszty. Podatnicy będą dysponować na bieżąco (w czasie rzeczywistym) informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych – od analityki po inne obszary ich biznesów. Korzystanie z e-faktur to brak konieczności przepisywania danych z dokumentu papierowego do systemu i ograniczenie błędów ludzkich.
System Comarch ERP XT już teraz wspiera przedsiębiorców w procesie dostosowania się do nowych przepisów i jest gotowy na wysyłkę danych do rządowego systemu e-Faktur.
Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w systemie Comarch ERP XT?
Obecnie faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Od stycznia 2022 roku można skorzystać z systemu dobrowolnie. Już teraz korzystając z systemu Comarch ERP XT można wysłać dane do KSeF. Przekonaj się jakie to proste i zobacz jak wygląda obsługa integracji z KSeF w naszym systemie.
Ponieważ zmiany w projekcie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) są dynamiczne i na ten moment nie ma jeszcze ostatecznego projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania, zachęcamy do śledzenia naszej strony poświęconej Krajowemu Systemowi e-Faktur w systemach Comarch ERP. Więcej o KSeF→
Ta strona korzysta z ciasteczek, aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie. Przeczytaj więcej o przetwarzaniu danych w polityce prywatności grupy Comarch.
Ta strona używa plików cookies, aby poprawić Twoje doświadczenie podczas poruszania się po stronie. Spośród tych plików cookies, w Twojej przeglądarce zapisywane są pliki skategoryzowane jako niezbędne, ponieważ są one konieczne do obsługi podstawowych funkcjonalności strony. Korzystamy również z plików cookies stron trzecich, które pomagają nam analizować i zrozumieć, w jaki sposób korzystasz z naszej strony. Takie pliki będą przechowywane w Twojej przeglądarce jedynie za Twoją zgodą. Masz również możliwość zrezygnowania z takich plików, jednak rezygnacja z niektórych z nich może mieć wpływ na Twoje doświadczenie podczas przeglądania strony.
Niezbędne pliki cookies są absolutnie konieczne do prawidłowego funkcjonowania strony internetowej. Pliki te, w sposób anonimowy, zapewniają obsługę podstawowych funkcjonalności i zabezpieczeń strony internetowej.
Funkcjonalne pliki cookies pomagają w obsłudze określonych funkcjonalności, takich jak udostępnianie zawartości strony internetowej w mediach społecznościowych, zbieranie informacji zwrotnych i inne funkcje stron trzecich.
Wydajnościowe pliki cookies są wykorzystywane w celu zrozumienia i analizy kluczowych indeksów wydajności strony internetowej, co pomaga w zapewnieniu lepszego doświadczenia odwiedzających użytkowników.
Analityczne pliki cookies są wykorzystywane do badania, w jaki sposób odwiedzający wchodzą w interakcję ze stroną internetową. Pliki te pomagają dostarczyć informacji na temat liczby odwiedzających, współczynnika odrzuceń, źródła ruchu itp.
Reklamowe pliki cookies są wykorzystywane do wyświetlania odwiedzającym odpowiednich reklam i kampanii marketingowych. Pliki te śledzą odwiedzających na różnych stronach internetowych i zbierają informacje w celu dostosowania reklam.