Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna baza Ministerstwa Finansów, która pozwala na odbieranie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych przez przedsiębiorców. Tym samym, każda generowana przez przedsiębiorcę e-faktura, będzie trafiała przez KSeF do odbiorcy.

Jak działa KseF?

W momencie wysłania faktury do systemu KSeF, platforma przydziela jej unikalny numer identyfikujący. W dalszej kolejności system sprawdza zgodność danych zawartych we wspomnianym dokumencie, porównując je ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura uznawana jest za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikacyjnego.

Jakie zmiany czekają przedsiębiorców?

• Zmniejszenie kosztów oraz brak obowiązku archiwizowania faktur papierowych – faktury są przechowywane i archiwizowane w KSeF przez 10 lat, nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach informatycznych przedsiębiorców
• Usprawnienie obrotu gospodarczego – wprowadzenie jednego standardu faktury i tym samym ograniczenie błędów na dokumentach
• Zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe – cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur między podatnikami oraz księgowania faktur u podatników. Koniec wysyłania faktur papierowych lub w PDF jako załącznik do maila
• Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych
• Brak duplikatu faktur – nie ma możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury.
• Wgląd w ścieżkę obiegu faktury – pewność, że dotarła do kontrahenta, stała dostępność kontrahenta do faktur w KSeF
• Natychmiastowe dostarczenie faktury do  kontrahenta – faktura uznawana jest za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikacyjnego
• Skrócony termin na zwrotu podatku VAT (z 60 do 40 dni)
• Ujednolicony sposób korygowania danych – błędy na fakturach przesłanych do KSeF będą mogły być poprawione wyłącznie poprzez faktury korygujące, znikną noty korygujące.

KSeF a korzyści dla przedsiębiorców

Wdrożenie KSeF pozwoli na optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych. Ustrukturyzowane dane z faktur, to nowy standard oraz przyspieszenie i dalsza automatyzacja procesowania tych dokumentów wraz z ich automatyczną archiwizacją.

Szybsze procesowanie dokumentu to niższe koszty. Podatnicy będą dysponować na bieżąco (w czasie rzeczywistym) informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych – od analityki po inne obszary ich biznesów. Korzystanie z e-faktur to brak konieczności przepisywania danych z dokumentu papierowego do systemu i ograniczenie błędów ludzkich.

System Comarch ERP XT już teraz wspiera przedsiębiorców w procesie dostosowania się do nowych przepisów i jest gotowy na wysyłkę danych do rządowego systemu e-Faktur.

Czym jest e-Faktura?

e-Faktura przyjmuje formę ustrukturyzowaną w XML, zgodną ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1)/FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE). Struktura ta zawiera pozycje (pola), które mogły dotychczas wystąpić na tradycyjnej fakturze (są one określone w art. 106e ustawy o VAT) oraz inne pola nieobowiązkowe, które powszechnie występują w obrocie gospodarczym. Obowiązuje jedna struktura e-Faktury dla wszystkich rodzajów faktur.

Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w systemie Comarch ERP XT?

Obecnie faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Od stycznia 2022 roku można skorzystać z systemu dobrowolnie. Już teraz korzystając z systemu Comarch ERP XT można wysłać dane do KSeF. Przekonaj się jakie to proste i zobacz jak wygląda obsługa integracji z KSeF w naszym systemie.

Zobacz jak wysłać fakturę do KSeF→

Aktualny stan prawny

Ponieważ zmiany w projekcie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) są dynamiczne i na ten moment nie ma jeszcze ostatecznego projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania, zachęcamy do śledzenia naszej strony poświęconej Krajowemu Systemowi e-Faktur w systemach Comarch ERP.