Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. W obecnym, początkowym okresie, faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych (np. w formacie PDF).
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna baza Ministerstwa Finansów, która pozwala na odbieranie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych przez przedsiębiorców. Tym samym, każda generowana przez przedsiębiorcę e-faktura, będzie trafiała przez KSeF do odbiorcy.
Jak działa KseF?
W momencie wysłania faktury do systemu KSeF, platforma przydziela jej unikalny numer identyfikujący. W dalszej kolejności system sprawdza zgodność danych zawartych we wspomnianym dokumencie, porównując je ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura uznawana jest za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikacyjnego.
Jakie zmiany czekają przedsiębiorców?
- Zmniejszenie kosztów oraz brak obowiązku archiwizowania faktur papierowych – faktury są przechowywane i archiwizowane w KSeF przez 10 lat, nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach informatycznych przedsiębiorców
- Usprawnienie obrotu gospodarczego – wprowadzenie jednego standardu faktury i tym samym ograniczenie błędów na dokumentach
- Zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe – cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur między podatnikami oraz księgowania faktur u podatników. Koniec wysyłania faktur papierowych lub w PDF jako załącznik do maila
- Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych
- Brak duplikatu faktur – nie ma możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury.
- Wgląd w ścieżkę obiegu faktury – pewność, że dotarła do kontrahenta, stała dostępność kontrahenta do faktur w KSeF
- Natychmiastowe dostarczenie faktury do kontrahenta – faktura uznawana jest za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikacyjnego
- Skrócony termin na zwrotu podatku VAT (z 60 do 40 dni)
- Ujednolicony sposób korygowania danych – błędy na fakturach przesłanych do KSeF będą mogły być poprawione wyłącznie poprzez faktury korygujące, znikną noty korygujące.
KSeF a korzyści dla przedsiębiorców
Wdrożenie KSeF pozwoli na optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych. Ustrukturyzowane dane z faktur, to nowy standard oraz przyspieszenie i dalsza automatyzacja procesowania tych dokumentów wraz z ich automatyczną archiwizacją.
Szybsze procesowanie dokumentu to niższe koszty. Podatnicy będą dysponować na bieżąco (w czasie rzeczywistym) informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych – od analityki po inne obszary ich biznesów. Korzystanie z e-faktur to brak konieczności przepisywania danych z dokumentu papierowego do systemu i ograniczenie błędów ludzkich.
System Comarch ERP XT już teraz wspiera przedsiębiorców w procesie dostosowania się do nowych przepisów i jest gotowy na wysyłkę danych do rządowego systemu e-Faktur.
Czym jest e-Faktura?
e-Faktura przyjmuje formę ustrukturyzowaną w XML, zgodną ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1)/FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE). Struktura ta zawiera pozycje (pola), które mogły dotychczas wystąpić na tradycyjnej fakturze (są one określone w art. 106e ustawy o VAT) oraz inne pola nieobowiązkowe, które powszechnie występują w obrocie gospodarczym. Obowiązuje jedna struktura e-Faktury dla wszystkich rodzajów faktur.
Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w systemie Comarch ERP XT?
Obecnie faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Od stycznia 2022 roku można skorzystać z systemu dobrowolnie. Już teraz korzystając z systemu Comarch ERP XT można wysłać dane do KSeF. Przekonaj się jakie to proste i zobacz jak wygląda obsługa integracji z KSeF w naszym systemie.
Aktualny stan prawny
Ponieważ zmiany w projekcie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) są dynamiczne i na ten moment nie ma jeszcze ostatecznego projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania, zachęcamy do śledzenia naszej strony poświęconej Krajowemu Systemowi e-Faktur w systemach Comarch ERP.