M Zarządzaj firmą przez telefon

Samofakturowanie

22 Mar, 2022
Krzysztof Niemiec

Faktura pełni bardzo ważną rolę w obrocie gospodarczym, dlatego też dużą wagę przywiązuje się do jej prawidłowego wystawienia. Spora też część firm współpracuje na zasadach B2B.  

Czym jest samofakturowanie?

Zasadniczo to sprzedawca ma obowiązek wstawienia faktury dokumentującej transakcję. Istnieje jednak możliwość przerzucenia tego obowiązku na nabywcę. Taka możliwość nazywana jest samofakturowaniem.

Samofakturowanie to przeniesienie obowiązku wystawienia faktury przez sprzedawcę (usługodawcę) na nabywcę.

Przykład

Firma XYZ z branży IT zatrudnia programistów na zasadach B2B, czyli świadczenia usług w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej. Obowiązek wystawienia faktury ciąży zatem na programistach i to oni powinni wystawić faktury. Jednak w celu ułatwienia ich rozliczeń, firma XYZ oferuje możliwość wystawiania faktur za tych programistów. W konsekwencji faktury będą wystawiane przez dział księgowy firmy XYZ z danymi programistów jako sprzedawcy.

Kiedy warto skorzystać z samofakturowania w Comarch ERP XT?

Decyzję o zawarciu porozumienia dotyczącego samofakturowania i wykorzystaniu tej metody w Comarch ERP XT, powinny rozważyć osoby, które chcą:

  • Zyskać pełną kontrolę nad treścią faktur i w ten sposób zminimalizować ryzyko niezgodności pomiędzy towarami, które rzeczywiście otrzymują, a tymi uwidocznionymi na dokumencie księgowym.
  • Pozbyć się problemu z nieterminowym otrzymywaniem faktur od kontrahentów (w sytuacji gdy faktury przychodzą nieregularnie albo z opóźnieniem).
  • Uniknąć wątpliwości pojawiających się przy dokumentowaniu importu usług, co pozwala zaoszczędzić czas i minimalizuje ryzyko komplikacji”

Warunki

Abyś mógł wystawiać faktury w imieniu swoich dostawców (usługodawców) musisz zawrzeć z nimi umowę, w której określisz swoje obowiązki. Ustawa nie wskazuje jakie elementy musi zawierać taka umowa (z wyjątkiem jednego), ani to czy ma ona być zawarta w formie papierowej. Jednak radziłbym by forma taka została zachowana.

Wspomnianym wcześniej wyjątkiem, który umowa musi zawierać, jest sposób akceptacji wystawionej faktury przez sprzedawcę czyli dostawcę lub usługodawcę. Ale również w tym wypadku nie mamy szczegółowych wytycznych jak to zapewnić. Może to być zatem podpis sprzedawcy, ale również mail zwrotny z potwierdzeniem prawidłowości danych, czy też brak sprzeciwu po jej otrzymaniu przez sprzedawcę w przeciągu np. 2-ch dni.

System KSEF

Warto wskazać, że podatnicy VAT czynni, którzy wystawiają faktury w formie elektronicznej, muszą zapewnić im zgodność z jednolitym plikiem kontrolnym dotyczącym faktur -tzw. JPK_FA. Tym samym obecnie nie masz obowiązku wystawiania faktur w formie elektronicznej. Jest to jednak bardzo pomocne, gdyż masz pewność, że faktura taka będzie zawierała wszystkie niezbędne dane.  

To jednak może się niebawem zmienić. Od 2022 roku wprowadzono tzw. faktury ustrukturyzowane. Są to faktury, które rejestrujesz w systemie informatycznym Ministerstwa Finansów. System ten jest dobrowolny, jednak od 2023 roku planuje się, iż będzie on obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT czynnych.

Zalety samofakturowania

Zalety stosowania samofakturowania mogą być obopólne, szczególnie po 2022 roku. Po pierwsze kupujący ma dostęp do faktur wystawianych na jego rzecz, a sprzedawca nie musi nabywać programu do fakturowania. Od 2023 roku sprzedawca będzie również mógł upoważnić nabywcę do przesyłanie faktur do KSEF.

To rozwiązanie może być szczególnie atrakcyjne dla podatników, którzy współpracują z jednym klientem. Często ma to zastosowanie w branży IT, a jak wiadomo branża ta stara się o maksymalizację komfortu współpracowników. Może być również wykorzystanie, gdy dany kontrahent jest głównym dostawcą i nabywcy zależy na terminowości otrzymywania faktur. 

Mogą jednak pojawić się obawy, że samofakturowanie zamknie możliwość wystawiania innym podmiotom faktur przez sprzedawcę. Jednak tak nie jest. To, że z jednym kontrahentem umówiliśmy się na samofakturowanie nie oznacza, że z innym podmiotom nie możemy wystawiać faktur na normalnych zasadach. Pamiętać jednak musisz o zastosowaniu innej numeracji (serii) takich faktur.

Zalecenia

  1. Stosowanie samofakturowania może być korzystne zarówno dla sprzedawcy jak i nabywcy.
  2. Nabywca wystawiając w imieniu sprzedawcy fakturę powinien zapewnić, że jest ona zgodna z formalnymi wymogami dotyczącymi faktur. Kontroluje również terminowość ich wystawienia i otrzymywania.
  3. Sprzedawca, upoważniając swojego klienta do samofakturowania, nie musi nabywać programu do fakturowania ani weryfikować
  4. Umowa w sprawie samofakturowania musi zawierać sposób akceptacji faktur przez sprzedawcę. Powinna także określać obowiązki dotyczące prawidłowości wystawienia faktur i upoważniać do przesyłania ich do KSEF (od 2023 roku).
  5. Od 2023 roku sprzedawca upoważniając nabywcę do samofakturowania powinien zapewnić by przesyłał on te faktury do KSEF.
  6. Decydując się na samofakturowanie z jednym kontrahentem sprzedawca nie

Krzysztof Niemiec

Doradca podatkowy w Kancelarii Bogdan Chudoba Adwokaci spółka partnerska. Ukończył studia na Politechnice Krakowskiej i Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie oraz studia podyplomowe w zakresie doradztwa podatkowego na UEK.

Krzysztof Niemiec

Doradca podatkowy w Kancelarii Bogdan Chudoba Adwokaci spółka partnerska. Ukończył studia na Politechnice Krakowskiej i Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie oraz studia podyplomowe w zakresie doradztwa podatkowego na UEK.