Sprawdź jak działa i wygląda Comarch ERP XT
Zasadniczo to sprzedawca ma obowiązek wstawienia faktury dokumentującej transakcję. Istnieje jednak możliwość przerzucenia tego obowiązku na nabywcę. Taka możliwość nazywana jest samofakturowaniem.
Samofakturowanie to przeniesienie obowiązku wystawienia faktury przez sprzedawcę (usługodawcę) na nabywcę.
Przykład
Firma XYZ z branży IT zatrudnia programistów na zasadach B2B, czyli świadczenia usług w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej. Obowiązek wystawienia faktury ciąży zatem na programistach i to oni powinni wystawić faktury. Jednak w celu ułatwienia ich rozliczeń, firma XYZ oferuje możliwość wystawiania faktur za tych programistów. W konsekwencji faktury będą wystawiane przez dział księgowy firmy XYZ z danymi programistów jako sprzedawcy.
Kiedy warto skorzystać z samofakturowania w Comarch ERP XT?
Decyzję o zawarciu porozumienia dotyczącego samofakturowania i wykorzystaniu tej metody w Comarch ERP XT, powinny rozważyć osoby, które chcą:
Abyś mógł wystawiać faktury w imieniu swoich dostawców (usługodawców) musisz zawrzeć z nimi umowę, w której określisz swoje obowiązki. Ustawa nie wskazuje jakie elementy musi zawierać taka umowa (z wyjątkiem jednego), ani to czy ma ona być zawarta w formie papierowej. Jednak radziłbym by forma taka została zachowana.
Wspomnianym wcześniej wyjątkiem, który umowa musi zawierać, jest sposób akceptacji wystawionej faktury przez sprzedawcę czyli dostawcę lub usługodawcę. Ale również w tym wypadku nie mamy szczegółowych wytycznych jak to zapewnić. Może to być zatem podpis sprzedawcy, ale również mail zwrotny z potwierdzeniem prawidłowości danych, czy też brak sprzeciwu po jej otrzymaniu przez sprzedawcę w przeciągu np. 2-ch dni.
Warto wskazać, że podatnicy VAT czynni, którzy wystawiają faktury w formie elektronicznej, muszą zapewnić im zgodność z jednolitym plikiem kontrolnym dotyczącym faktur -tzw. JPK_FA. Tym samym obecnie nie masz obowiązku wystawiania faktur w formie elektronicznej. Jest to jednak bardzo pomocne, gdyż masz pewność, że faktura taka będzie zawierała wszystkie niezbędne dane.
To jednak może się niebawem zmienić. Od 2022 roku wprowadzono tzw. faktury ustrukturyzowane. Są to faktury, które rejestrujesz w systemie informatycznym Ministerstwa Finansów. System ten jest dobrowolny, jednak od 2023 roku planuje się, iż będzie on obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT czynnych.
Zalety stosowania samofakturowania mogą być obopólne, szczególnie po 2022 roku. Po pierwsze kupujący ma dostęp do faktur wystawianych na jego rzecz, a sprzedawca nie musi nabywać programu do fakturowania. Od 2023 roku sprzedawca będzie również mógł upoważnić nabywcę do przesyłanie faktur do KSEF.
To rozwiązanie może być szczególnie atrakcyjne dla podatników, którzy współpracują z jednym klientem. Często ma to zastosowanie w branży IT, a jak wiadomo branża ta stara się o maksymalizację komfortu współpracowników. Może być również wykorzystanie, gdy dany kontrahent jest głównym dostawcą i nabywcy zależy na terminowości otrzymywania faktur.
Mogą jednak pojawić się obawy, że samofakturowanie zamknie możliwość wystawiania innym podmiotom faktur przez sprzedawcę. Jednak tak nie jest. To, że z jednym kontrahentem umówiliśmy się na samofakturowanie nie oznacza, że z innym podmiotom nie możemy wystawiać faktur na normalnych zasadach. Pamiętać jednak musisz o zastosowaniu innej numeracji (serii) takich faktur.
