message-icon

Sprawdź swoją pocztę!
Za chwilę otrzymasz email od Comarch Cloud.
Kliknij w link aktywacyjny i zacznij testować Comarch ERP XT!

Wróć na strone erpxt.pl

Promocja dobiegła końca. Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych produktach, zapraszamy na stronę www.comarch.pl/erp

Powrót na strone główną

Samochód osobowy w firmie

12.12.2016

Używanie samochodów osobowych w firmie jest sprawą powszechną i oczywistą. Zakup samochodu z własnych środków to spory wydatek, dlatego warto zastanowić się nad alternatywnymi źródłami finansowania, takimi jak kredyt lub leasing. Dla przedsiębiorców będących płatnikami podatku od wartości dodanej (VAT) istotne jest również, czy będą mogli odliczyć cały podatek VAT od zakupu pojazdu i wydatków związanych z jego późniejszą eksploatacją. A co w przypadku, gdy z samochodu będą korzystali pracownicy? Poniżej parę informacji, które pomogą w rozwiązaniu tych problemów.

 

Zakup czy leasing samochodu osobowego?

Z punktu widzenia optymalizacji podatkowej zakup z własnych środków pieniężnych lub na kredyt jest najmniej korzystny, gdyż w przypadku nowych samochodów osobowych o wartości początkowej przekraczającej 3.500 zł nie ma możliwości skorzystania z amortyzacji jednorazowej. Samochód osobowy, jako środek trwały amortyzowany jest stawką 20% w skali roku, a więc przez 5 lat. W przypadku samochodów używanych, czyli takich, które przed nabyciem były używane przez co najmniej 6 miesięcy, można zastosować stawkę 40 % i amortyzować je przez 2,5 roku. Dodatkowo nie stanowią kosztu podatkowego odpisy amortyzacyjne w części ustalonej od wartości samochodu przekraczającej równowartość 20.000 euro.

Kolejnym źródłem finansowania zakupu samochodu osobowego jest leasing operacyjny lub finansowy. Biorąc samochód osobowy w leasing finansowy, przedsiębiorca może zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów część odsetkową z rat leasingowych. Ponadto podatnik ma prawo do wprowadzenia samochodu do ewidencji środków trwałych i amortyzowania go w czasie.

Leasing operacyjny można porównać z wypożyczeniem samochodu. Firma leasingowa jest właścicielem samochodu przez cały okres trwania umowy. Leasingobiorca ma jednak prawo wykupu auta po upływie okresu umowy leasingu. Przedsiębiorca nie przyjmuje do środków trwałych samochodu, a co za tym idzie nie ma prawa do jego amortyzacji. Może natomiast zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu opłatę wstępną (bez względu na jej wysokość) oraz wszystkie pozostałe opłaty leasingowe i wydatki związane z eksploatacją samochodu. Leasing operacyjny jest zdecydowanie najlepszym sposobem na finansowanie zakupu drogiego samochodu osobowego ponieważ nie istnieje ograniczenie 20.000 euro, jak w przypadku amortyzacji. Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wszystkie raty leasingowe, bez względu na wartość samochodu. Drugą zasadniczą korzyść podatkową leasingu samochodów osobowych stanowi skrócenie okresu, w którym wartość samochodu zostanie w całości zaliczona do kosztów. Umowę leasingu zawiera się na okres nie krótszy niż 40% normatywnego okresu amortyzacji (w przypadku samochodów osobowych 2 lata).

Uwaga: leasing nie obniża zdolności kredytowej firmy.

 

Możliwość odliczenia 100 % VAT

Podatnicy, co do zasady, mają prawo odliczenia 50% VAT od wydatków na zakup samochodu osobowego (w tym od rat leasingowych) oraz wszystkich wydatków związanych z eksploatacją tego pojazdu. Istnieje jednak możliwość odliczenia 100 % VAT, jeżeli samochody osobowe wykorzystywane są wyłącznie do działalności gospodarczej, czyli spełniają jeden z warunków:

  • sposób wykorzystywania tych aut musi wykluczać możliwość ich użycia w celach prywatnych, czyli niezwiązanych z działalnością gospodarczą, lub
  • konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

 

Ewidencja przebiegu pojazdu

Aby wykluczyć możliwość używania samochodu w celach prywatnych, należy wprowadzić regulamin użytkowania samochodu osobowego w firmie oraz prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu. Ewidencja ma zawierać numer rejestracyjny pojazdu, opis trasy (skąd – dokąd), kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, potwierdzenie autentyczności wpisu przez podatnika. Do ewidencji należy wpisać każdy, nawet krótki przejazd, tak aby stan licznika był zgodny ze stanem w ewidencji. Należy pamiętać, że ewidencja do celów VAT i PIT to nie to samo, ponieważ kilometrówka do celów VAT jest bardziej szczegółowa.

W przypadku stwierdzenia przez organ podatkowy wadliwości prowadzonej ewidencji (np. niepełne zapisy, luki w poszczególnych pozycjach, sprzeczne zapisy, niezgodności w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym), podatnik może stracić prawo do odliczenia 100% VAT od wszystkich wydatków ponoszonych od początku prowadzenia ewidencji oraz narażony jest na wysokie sankcje karnoskarbowe.

Uwaga: należy złożyć informację VAT-26 w ciągu 7 dni od poniesienia pierwszego wydatku związanego z samochodem osobowym, który będzie używany wyłącznie w działalności gospodarczej. Jeżeli nie dotrzymamy tego terminu to prawo odliczenia 100% podatku będzie obowiązywało od dnia złożenia informacji.

 

Dodatkowe badania techniczne

Do samochodów, których konstrukcja wyklucza możliwość używania do celów prywatnych należą tzw. pojazdy specjalne (np. bankowozy) a także pojazdy z jednym rzędem siedzeń, oddzielonym od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą (wielozadaniowe, vany), czy też z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków. W przypadku takich pojazdów również można bez limitu odliczać VAT zawarty w cenie zakupu i cenie wydatków eksploatacyjnych, jeżeli mają przeprowadzone dodatkowe badanie techniczne. Badanie takie przeprowadza okręgowa stacja kontroli pojazdów, a wynik potwierdzony jest wydanym zaświadczeniem oraz adnotacją w dowodzie rejestracyjnym.

 

Zasady wykorzystywania pojazdów firmowych przez pracowników

Jedną z podstaw stwierdzenia, że samochód osobowy nie jest wykorzystywany do celów prywatnych jest regulamin używania samochodów. Zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów np. przez pracowników celem dojazdu do swojego miejsca zamieszkania. Regulamin powinien określać m.in.: kto jest uprawniony do korzystania z samochodów firmowych, dla jakich celów można samochody wykorzystywać (wyłącznie związanych z działalnością gospodarczą), miejsce parkowania samochodu po zakończeniu pracy oraz obowiązek prowadzenia wpisów rejestrujących każde użytkowanie samochodu. Pracownicy powinni być poinformowani o istniejącym regulaminie. W celu potwierdzenia, że pracownicy zaznajomili się z regulaminem, warto zebrać podpisane oświadczenia o dokonaniu tej czynności. Dodatkowo, warto aby regulamin był ogólnie dostępny, np. znajdował się w każdym samochodzie firmowym. Można sporządzić również umowę powierzenia samochodu, w której pracownik na piśmie zobowiązuje się przyjąć na siebie odpowiedzialność za użytkowanie samochodu służbowego zgodne z obowiązującymi w firmie zasadami.

Uwaga: aby zachować prawo do odliczenia 100% VAT nie należy wynajmować samochodu pracownikom, ponieważ może to wskazywać na próbę obejścia przepisów.


https://www.erpxt.pl/

Comarch jest globalnym dostawcą rozwiązań informatycznych (ERP, CRM, BI, EDI, ECM, finanse, rozwiązania chmurowe i wiele innych). Oprogramowania Comarch dedykowane są dla średnich i większych przedsiębiorstw, a także dla mikro przedsiębiorców. Dzięki wysokim inwestycjom w badania i rozwój, Comarch oferuje kompleksową gamę innowacyjnych rozwiązań informatycznych, które są wysoko cenione przez Klientów i ekspertów.

Zaufało Nam już ponad 80 000 firm w całej Europie.
Teraz czekamy na Ciebie!
Wybierz Comarch ERP XT!

Testuj za darmo! Wszystkie funkcjonalności do 10 dokumentów bez opłat.