-50% na Comarch ERP XT przy pierwszym zakupie do 30.04!

Uprawnienia w KSeF

20 lutego, 2024
Krzysztof Niemiec
Uprawnienia w KSeF
Jedną z najważniejszych kwestii w KSeF pod względem praktycznym, będzie kwestia nadania odpowiednich uprawnień, czyli określenia możliwości wystawiania i odbierania e-faktur. I właśnie o tym będzie ten artykuł.

KSeF

O KSeF pisałem już kilkukrotnie. Przypomnę w kilku słowach główne założenia tego systemu. Polscy przedsiębiorcy będą zobowiązani przesyłać i odbierać faktury poprzez ten system.  Zasadniczo obrót fakturami wystawianymi w innej formie będzie niedopuszczalny.

Zgodnie z informacjami Ministerstwa finansów obecne przepisy mogą ulec zmianie. Nie jest zatem pewne kto i w jakich przypadkach będzie obowiązkowo musiał korzystać z tego systemu. Jednak to, że system ten – lub podobny – będzie obowiązywał jest niemal pewne. Wynika to z dyrektywy ViDA, czyli VAT w epoce cyfrowej. Zobowiązuje ona państwa członkowskie do wdrożenia e-faktur do 2028 roku.

Jednak już obecnie możesz wprowadzić w swojej firmie rozwiązania w zakresie KSeF. W tym celu ważne będzie to, kogo upoważnisz do korzystania z twojego konta i w jakim zakresie.  

Samozatrudniony

Jeżeli jesteś osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, która nie zatrudnia innych osób i wystawiasz 2 - 3 faktury, pewnie nadal to Ty będziesz obsługiwał ten system. To znaczy będziesz musiał się do niego zalogować i wprowadzić dane z faktury lub zaczytać ją z innego programu. W takim przypadku najprawdopodobniej nie będziesz nadawał uprawnień innym osobom i sam zajmiesz się obsługą KSeF. Korzystasz zatem z tzw. uprawnień pierwotnych (właścicielskich).

Nadawanie uprawnień pracownikom

W przypadku większej firmy obsługa KSeF przez jej właściciela byłaby zbyt uciążliwa. W takich firmach jest wyznaczona osoba do zadań której należy wystawianie faktur. System KSeF umożliwi Ci nadanie takiej osobie odpowiednich uprawnień. Są one różne i mogą dotyczyć:

możliwości nadawania dalszych uprawnień,
wystawiania faktur,
dostępu do faktur.

Wyznaczona przez Ciebie osoba nie musi mieć wszystkich wymienionych uprawnień. Możesz je rozdzielać w zależności od potrzeb Twojej firmy. Uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL.

Przykład

Pani Katarzyna prowadzi hurtownię z odzieżą. W firmie jest wyodrębniony dział księgowości, w której zatrudniona jest główna księgowa oraz dwie inne pracownice. Jedna z nich zajmuje się sprzedażą, a druga zajmuje się rozliczaniem faktur zakupowych. W związku z wejściem KSeF pani Katarzyna przyznała wszystkie możliwe uprawnienia głównej księgowej, a ta upoważniła jedną pracownicę wyłącznie do wystawiania faktur, a drugą wyłącznie do dostępu do faktur.

Warto przemyśleć jakim osobom i w jakim zakresie nadawać będziemy uprawnienia.

Nadawanie uprawnień innym podmiotom

W sytuacji, gdy korzystasz z usług biura rachunkowego, również będziesz mógł udzielić mu uprawnienia do korzystania z KSeF. Najprawdopodobniej uprawnienie to będzie dotyczyło dostępu do faktur, tak byś nie musiał ich przesyłać celem zaksięgowania. W takim przypadku będziesz musisz nadać uprawnienia danemu podmiotowi, który następnie wskaże osobę faktycznie dokonującą operacji w tym zakresie.

Przykład

Pan Jakub prowadzi firmę deweloperską. Usługi księgowe świadczone są przez biuro rachunkowe, a dokładnie przez wskazaną przez to biuro księgową – Panią Annę. Aby Pani Anna mogła pobierać dane z KSeF musi być do tego uprawniona. Może to nastąpić na dwa sposoby. W pierwszym przypadku Pan Jakub udziela upoważnienia Pani Annie – bezpośrednio. W drugim przypadku Pan Jakub udziela uprawniań biuru rachunkowemu, który to podmiot sam określa, kto będzie miał te uprawnienia. Będzie to o tyle dogodne, że w przypadku urlopu Pani Anny inna osoba będzie mogła wykonać usługę.

Zgłaszanie uprawnień

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą nadawania i odbieranie uprawnień następuje poprzez system KSeF. Aby tego dokonać musisz się zalogować do tego sytemu i wskazać dane osoby, której nadajesz te uprawnienia.

Nieco inaczej jest w przypadku podmiotów np. spółki z o.o. Aby nadać uprawnienia pierwotne spółka taka będzie zobowiązana do złożenia zgłoszenia w formie papierowej ZAW-FA. W druku tym wskażesz osobę – np. prezesa spółki, członka zarządu odpowiedzialnego za kwestie księgowości, czy główną księgową.

Osoba ta będzie mogła już zarejestrować się w KSeF i nadać konkretne uprawnienia innym pracownikom, w tym i sobie.

W ten sam sposób – a zatem poprzez interfejs KSeF – będziesz mógł pozbawić daną osobę uprawnień.

Krzysztof Niemiec
Doradca podatkowy (nr wpisu 12043) w Kancelarii Bogdan Chudoba Adwokaci spółka partnerska. Ukończył studia na Politechnice Krakowskiej i Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie oraz studia podyplomowe w zakresie doradztwa podatkowego na UEK.
Artykuł przypadł Ci do gustu? Warto go podać dalej!

Ostatnie wpisy

26 czerwca, 2025
Podatek od wspierających
Popularność serwisów internetowych powoduje, że część przedsiębiorców osiąga swoje przychody z publikacji materiałów swo...
Czytaj więcej ➔
5 czerwca, 2025
Czy ryczałt się opłaca? (Forma opodatkowania cz. 2)
W poprzednim artykule opisywałem limit dochodów, który zrównuje opodatkowanie na zasadach ogólnych i podatkiem liniowym....
Czytaj więcej ➔
6 maja, 2025
Zasady ogólne czy podatek liniowy? (Formy opodatkowania cz. 1)
Zmiany formy opodatkowania w nowym roku można dokonać poprzez zgłoszenie w terminie do 20. dnia następującego po miesiąc...
Czytaj więcej ➔

Testuj za darmo!

Pełna funkcjonalność przez 30 dni bez opłat!
Copyright Comarch SA 2025
Copyright Comarch SA 2025
crossmenuchevron-down