Sprawdź jak działa i wygląda Comarch ERP XT

Samochód osobowy w firmie a VAT

12 lipca, 2023
Krzysztof Niemiec
Rozpoczynając działalność gospodarczą będziesz na pewno korzystał z samochodu. Możesz go kupić „na firmę”, wprowadzić do majątku firmy z majątku prywatnego (wcześniej kupiony) lub wynająć czy wyleasingować. W poniższym artykule omówimy ograniczenia w odliczeniu podatku VAT w związku z użytkowaniem pojazdu samochodowego, wykorzystywanego w Twojej działalności gospodarczej.

Pojazd samochodowy

W pierwszej kolejności ustalmy do jakich samochodów zastosowanie mają ograniczenia w odliczaniu podatku VAT. Ustawa o podatku od towarów i usług definiuje pojazd samochodowy w oparciu o ustawę prawo o ruchu drogowym. Zgodnie z tą ostatnią pojazdem samochodowym jest pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, dla którego dopuszczalna masa całkowita nie przekracza 3,5 tony. Oznacza to, że do kategorii tej należą:

samochody osobowe;
niektóre samochody dostawcze;
motocykle;
quady.

Definicja ta nie obejmuje pojazdu wolnobieżnego, motoroweru, pojazdu szynowego, ciągnika rolniczego, roweru, wózka rowerowego, hulajnogi elektrycznej, urządzenia transportu osobistego i wózka inwalidzkiego.

Ograniczenie – 50% odliczenia VAT

Wiemy już jakie pojazdy podlegają ograniczeniom w ustawie o VAT. Ale jakie są to ograniczenia? W zasadzie jest jedno – w przypadku zakupu, najmu lub leasingu pojazdu samochodowego w ramach działalności gospodarczej, będziesz mógł odliczyć tylko połowę kwoty VAT wykazanej na fakturze.

Oczywiście nie musi być to faktura od polskiego sprzedawcy. Takie samo ograniczenie będzie dotyczyło przypadku, gdy samochód nabędziesz wewnątrzwspólnotowo (z innego kraju UE) lub zaimportujesz (np. z USA lub Wielkiej Brytanii).
Przykład I: 

Pani Iwona prowadzi biuro rachunkowe. Postanowiła zakupić samochód – Toyotę Corollę. Będzie nią sprawniej dojeżdżać na spotkania z klientami, a więc będzie wykorzystywać ten samochód do działalności gospodarczej. Jednak będzie również tym samochodem jeździła prywatnie. Za samochód zapłaciła 123 000 zł, w tym 23 000 zł podatku VAT.

Pani Iwona będzie miała prawo do odliczenia 11 500 zł podatku VAT (połowa z 23 000 zł).

Podobnie jak w przypadku nabycia pojazdu samochodowego, tak również w przypadku jego najmu czy leasingu, prawo do odliczenia przysługuje w wysokości 50% kwoty podatku wykazanego na fakturze. To oznacza, że bez względu na tytuł prawny dający Ci prawo do korzystania z pojazdu, odliczysz tylko połowę VAT.

Ograniczenie to dotyczy również odliczenia wydatków związanych z eksploatacją tego samochodu. Poprzez eksploatację należy rozumieć wszelkie wydatki bezpośrednio związane z tym samochodem, w szczególności: paliwo, opony zimowe, naprawy, remonty czy ulepszenia (np. powłoka ceramiczna), opłaty za przejazd autostradami czy miejsce parkingowe.

Uwaga: przepisy nie przewidują wprost tego ograniczenia dla wydatków związanych z ładowaniem samochodu elektrycznego, jednak są to wydatki związane z jego eksploatacją, a zatem również będą podlegały ograniczeniu.

Możliwość odliczenia 100% podatku

Zasada ogólna wskazująca na odliczenie tylko 50% podatku VAT zawiera pewne wyjątki. W niektórych przypadkach będziesz mógł odliczyć cały podatek VAT i to zarówno przy nabyciu, wynajmie i leasingu pojazdu samochodowego jak i w odniesieniu do wydatków eksploatacyjnych. Aby to zrobić będziesz jednak musiał spełnić kilka warunków.

VAT-26

Po pierwsze musisz poinformować Urząd Skarbowy o chęci odliczania 100% podatku. Robisz to na specjalnym druku VAT-26, składając go do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosłeś pierwszy wydatek, nie później jednak niż z chwilą przesłania JPK-VAT. Nieterminowe złożenie tej informacji spowoduje, że odliczenie 100% będzie Ci przysługiwało dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym złożyłeś informację.

Przykład II: 

19 maja pan Adam kupił samochód osobowy. W tym samym dniu zatankował go. Ma zamiar używać go wyłączeni w działalności gospodarczej. W dniu 20 czerwca Pan Adam przesłał ewidencję JPK, ale zapomniał przesłać informacji VAT-26, którą dosłał 25 czerwca. Tym samym wydatki za maj będzie mógł odliczyć w 50%.

Zwróć uwagę jak istotne ma to znaczenie! Fakturę za zakup samochodu i za zakup benzyny, otrzymane w maju, odliczysz tylko w 50%. Ale jest wyjście z tej przykrej sytuacji. W tym przypadku pan Adam będzie mógł dokonać korekty 59/60 nieodliczonej wartości podatku VAT od zakupu samochodu. Zrobi to w rozliczeniu za czerwiec. Niestety nieodliczona część podatku VAT za paliwo przepadnie.

Uwaga: możliwość korekty nie dotyczy opłaty wstępnej płaconej w ramach leasingu operacyjnego czy najmu.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Drugim warunkiem jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Ustawa określa jakie elementy ma ona zawierać. Jako przykład wskażę na konieczność:

określenia stanu licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
wpisu osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę przejechanych kilometrów,

Ewidencja ta jest bardzo szczegółowa i wymaga skrupulatnego jej prowadzenia. Zakwestionowanie jej przez urząd skarbowy lub nieprowadzenie jej w ogóle spowoduje, że będziesz musiał korygować wcześniejsze rozliczenia.

Wykluczenie możliwości użytkowania samochodu do celów prywatnych

Najtrudniejszym do spełnienia warunkiem jest konieczność zapewnienia braku możliwości wykorzystania pojazdu samochodowego do celów innych niż działalność gospodarcza. W wydawanych interpretacjach organy podatkowe kwestionują taką możliwość w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, co wydaje się zbyt rygorystyczne.

Organy wskazują, że „samo parkowanie pojazdu w miejscu zamieszkania stwarza możliwość wykorzystania pojazdu do celów prywatnych, jak również umożliwienie dojazdu do pracy z miejsca zamieszkania do miejsca pracy zaspokaja potrzeby prywatne. Powyższe co do zasady, jest wykorzystaniem tego pojazdu do celów prywatnych. W żaden sposób nie zmienią tego wprowadzone procedury wewnętrzne w celu wyeliminowania użycia samochodu do celów prywatnych.”

W przypadku gdy samochody są wykorzystywane przez pracowników, masz obowiązek wprowadzić regulamin z ich korzystania, tak by zapobiec prywatnemu użytkowi tych samochodów.

Inne przypadki odliczenia 100% podatku VAT

W przypadku podatników zajmujących się handlem samochodami, ich wynajmem czy leasingiem, przewidziano możliwość odliczenia 100% podatku VAT bez konieczności prowadzenia ewidencji oraz dokonywania zgłoszeń na druku VAT-26.

Wprowadzono też kategorię samochodów, dla których przysługuje 100% odliczenie bez spełnienia powyższych warunków. Są to głównie samochody inne niż osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą. Będzie to najczęściej samochód typu van, bardzo często wykorzystywany w prowadzonym biznesie, ale również pojazd wielozadaniowy, specjalny taki jak koparka, ładowarka, żuraw.

Podsumowanie

Przepisy wprowadzają zasadę odliczenia 50% wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, w tym wydatków związanych z ich nabyciem czy najmem oraz kosztów eksploatacyjnych. Niektóre kategorie samochodów, w szczególności pojazdy typu van, nie podlegają temu ograniczeniu.

Dla pozostałych (głównie samochodów osobowych) spełnienie określonych w przepisach warunków pozwoli CI odliczyć pełen VAT. W szczególności musisz zapewnić brak możliwości prywatnego użytku tych samochodów co, w świetle interpretacji podatkowych, może być przedmiotem sporu z organami podatkowymi.

Krzysztof Niemiec
Doradca podatkowy (nr wpisu 12043) w Kancelarii Bogdan Chudoba Adwokaci spółka partnerska. Ukończył studia na Politechnice Krakowskiej i Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie oraz studia podyplomowe w zakresie doradztwa podatkowego na UEK.
Artykuł przypadł Ci do gustu? Warto go podać dalej!

Ostatnie wpisy

22 lutego, 2024
Czy niedostosowanie się do obowiązku KSeF może być kosztowne?
Wprowadzenie obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie mogło obejść się bez możliwości stosowania p...
Czytaj więcej ➔
20 lutego, 2024
Uprawnienia w KSeF
Jedną z najważniejszych kwestii w KSeF pod względem praktycznym, będzie kwestia nadania odpowiednich uprawnień, czyli ok...
Czytaj więcej ➔
8 lutego, 2024
Estoński CIT - czym jest i dla kogo?
Wiesz co to estoński CIT? Może słyszałeś o nim, ale nie miałeś czasu zainteresować tym tematem? Z tego artykułu dowiesz ...
Czytaj więcej ➔

Testuj za darmo!

Pełna funkcjonalność przez 30 dni bez opłat!
Copyright Comarch SA 2024
Copyright Comarch SA 2024
crossmenuchevron-down