Sprawdź jak działa i wygląda Comarch ERP XT
Spółki cywilne i spółki z o. o. to dwie zupełnie różne formy prowadzenia biznesu, przy czym ta druga jest stosowana częściej. W 2021 roku liczba spółek z ograniczoną odpowiedzialnością wynosiła ponad 448 tys. Liczba spółek cywilnych wynosiła natomiast ponad 334 tys. Jak widać, oba rodzaje spółek cieszą się wśród przedsiębiorców dość dużą popularnością. Dla porównania spółek jawnych w tym okresie funkcjonowało zaledwie ponad 32,6 tys., a spółek akcyjnych ponad 8,4 tys. Jakie są podstawowe różnice między spółką cywilną a spółką z ograniczoną odpowiedzialnością?
Spółki cywilne są zakładane przez osoby fizyczne prowadzące już działalność gospodarczą – mają formę umowy, dlatego nie posiadają osobowości prawnej. Do ich założenia wystarczą dwie firmy, które stają się wspólnikami spółki cywilnej. Procedura jej założenia obejmuje spisanie umowy ze wspólnikiem (czy wspólnikami) oraz wystąpienie o nadanie numeru REGON i NIP. Przy czym spółki cywilne nie podlegają obowiązkowi rejestracji w KRS (Krajowy Rejestr Sądowy).
Do jednej z najbardziej charakterystycznych cech spółek cywilnych należy to, że jej wspólnicy solidarnie odpowiadają za zobowiązania spółki przed wierzycielami swoim własnym majątkiem. Tym samym ewentualne długi firmy obciążają nie tylko majątek spółki cywilnej, ale także prywatny majątek wspólników. Jest to zatem dość ryzykowna sytuacja zwłaszcza wtedy, gdy taka firma zaczyna mieć problemy z utrzymaniem płynności finansowej.
Spółka z o.o. jest natomiast bardziej skomplikowaną formą prowadzenia działalności. Posiada ona bowiem osobowość prawną, co pozwala na jej rozdzielenie od właścicieli. Dzięki temu majątek spółki jest rozdzielny, a wspólnicy z reguły nie odpowiadają za jej długi swoim majątkiem osobistym, z wyłączeniem określonych sytuacji. Również proces jej założenia jest nieco bardziej złożony – musi zostać sporządzona umowa spółki poświadczona przez notariusza, spółka musi również zostać wpisana do KRS.
Co ważne, kwestia odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki własnym majątkiem ma miejsce tylko wtedy, gdy wspólnik jest równocześnie członkiem zarządu. Dzieje się tak w momencie, kiedy egzekucja długu spółki jest bezskuteczna, a członek zarządu nie złożył w wymaganym czasie wniosku o upadłość spółki lub nie zostały wdrożone procedury restrukturyzacji.
Podsumowując, do największych różnic pomiędzy spółką z o.o. a cywilną można zaliczyć takie aspekty, jak to, że:
Warto tutaj jeszcze zaznaczyć, że przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest sposobem na uniknięcie zapłaty już istniejących długów spółki cywilnej. Regulacje prawne w tym zakresie są jasne – przez 3 lata od dnia przekształcenia wspólnicy spółki cywilnej odpowiadają na dotychczasowych zasadach za zobowiązania spółki powstałe przed dniem przekształcenia solidarnie z przekształconą sp. z o.o. Czas 3 lat liczy się od dnia przekształcenia.
Znając już podstawowe różnice pomiędzy powyższymi spółkami, warto teraz poruszyć kwestię tego, kiedy przedsiębiorcy najczęściej decydują się na zmianę jednej formy funkcjonowania przedsiębiorstwa w drugą.
Sytuacje, kiedy wspólnicy spółki cywilnej decydują się na przekształcenie jej w spółkę z o.o. mają zazwyczaj miejsce wtedy, gdy firma dynamicznie się rozwija i potrzebuje sprawniejszej formy swojej organizacji. Spółka cywilna niesie ze sobą wiele różnego rodzaju ograniczeń. Do jednych z istotniejszych zaliczyć można problemy z pozyskaniem zewnętrznego kapitału oraz ograniczone możliwości w kwestii sprzedaży spółki, dziedziczenia jej udziałów czy ogólnie kształtowania stosunków wewnętrznych w przedsiębiorstwie.
W przypadku spółek z o.o. o wiele łatwiej zyskać finansowanie na rozwój firmy od niezależnych inwestorów, ponieważ ich konstrukcja prawna umożliwia inwestorom stosunkowo łatwe wejście i wyjście z inwestycji. Taki inwestor może w prosty sposób stać się wspólnikiem spółki z o.o. bez konieczności ponoszenia niechcianych zobowiązań i po zrealizowaniu celów biznesowych bez problemu może z takiej spółki odejść.
Przekształcenie spółki cywilnej w z o.o. to również opcja, która jest stosowana w sytuacji, gdy wspólnicy chcą dokonać sprzedaży spółki. Udziałów spółki cywilnej nie można bowiem sprzedać w tradycyjny sposób i bardzo często zmiana jej formy na spółkę z o.o. jest stosowana przed sprzedażą przedsiębiorstwa Na tym jednak nie koniec!
Tak jak nie można sprzedać udziałów spółki cywilnej, tak również zachodzi duży problem w kwestii sukcesji w ramach spółki cywilnej, czy to wynikającej z kwestii dziedziczenia po zmarłym wspólniku, czy zmiany pokoleniowej (np. przejęcie biznesu przez potomków) Przykładowo śmierć wspólnika spółki cywilnej może wprowadzić sporo zamieszania i utrudnień w jej funkcjonowaniu.
Spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej, jest w rzeczywistości umową pomiędzy wspólnikami. Z tego też powodu firmy o ugruntowanej pozycji rynkowej często w celu zabezpieczenia przedsiębiorstwa przed tego typu sytuacjami zmieniają swoją formę na spółkę z o.o. Pozwala to bowiem na zarządzanie firmą w bardziej elastyczny i bezpieczny sposób.
Przy czym tryby przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. wpływają na złożoność całej transformacji, jej czas oraz koszty z nią związane. Oczywiście nie trudno się domyślić, że pierwsza forma jest prostsza i szybsza, a także tańsza. Z takiego rozwiązania mogą jednak skorzystać tylko te spółki cywilne, których wszyscy wspólnicy spółki cywilnej są uprawnieni do prowadzenia spraw spółki. Jeśli w danej firmie było inaczej i część wspólników była wyłączona od prowadzenia spraw spółki, wtedy konieczne jest przeprowadzenie przekształcenia w trybie standardowym.
Co ważne, wszyscy wspólnicy muszą być jednomyślni w wyrażeniu zgody na zmianę formy działalności prawnej spółki. Jeśli chociaż jeden z nich będzie miał odmienne stanowisko, to przekształcenie spółki okaże się bezskuteczne. Jeśli wszyscy wyrażą zgodę, stają się oni z dniem przekształcenia wspólnikami spółki przekształconej.
Przy czym uchwała o przekształceniu musi zostać poświadczona notarialnie. Wspólnicy, którzy nie prowadzą innej działalności gospodarczej, niezwiązanej ze spółką, muszą również złożyć do CEIDG wniosek o wykreślenie spółki cywilnej z rejestru.
Standardowa, czyli inaczej pełna procedura przekształcenia spółki cywilnej w z o.o. jest bardziej sformalizowana i obejmuje:
W trybie zwykłym konieczne jest zawiadomienie o przekształceniu spółki wszystkich wspólników i zapewnienie im wglądu do wszystkich dokumentów spółki dotyczących jej przekształcenia i przedstawienie im planu przekształcenia. Wszystko to należy zrobić oczywiście przed finalizacją procesu przekształcenia u notariusza.
Uproszczony tryb przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. jest krótszy i obejmuje jedynie sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia, projekt umowy spółki z o.o. i projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki oraz procedurę podjęcia uchwały i rejestrację w KRS. Tym samym trwa ona krócej, ponieważ nie trzeba zawiadamiać wspólników, ponadto nie trzeba przygotowywać planu przekształcenia. Ile trwa cały proces w przypadku trybu zwykłego a uproszczonego?
Tryb zwykły wymaga bowiem, aby nie później niż miesiąc przed planowanym przekształceniem zawiadomić pozostałych wspólników. Drugie zawiadomienie należy wysłać na dwa tygodnie przed określonym terminem podjęcia uchwały w sprawie przekształcenia spółki. Wcześniej należy sporządzić plan przekształcenia oraz sprawozdania finansowe i umowę – tutaj czas jest kwestią indywidualną, zależną od podmiotów czy osób, które będą zajmować się formalnościami przekształcenia.
Jeśli wniosek o rejestrację spółki w KRS będzie poprawny, to powinien być zaakceptowany w ciągu 7 dni od złożenia, jednak zdarza się, że czas rejestracji może wynieść nawet miesiąc. W ogólnym rozrachunku cały proces może trwać od miesiąca do nawet kilku miesięcy w przypadku trybu zwykłego. Przy czym w momencie przekształcenia spółki cywilnej jej wspólnicy stają się udziałowcami spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. A samo przekształcenie następuje w dniu wpisu spółki do KRS.
Oprócz stricte przekształcenia jednej spółki w drugą istnieje również inne rozwiązanie, które ma formę wniesienia przedsiębiorstwa w postaci spółki cywilnej aportem do nowo powstałej spółki z o.o. Procedura ta nie pozwala jednak, tak jak ma to miejsce w przypadku przekształcenia, na automatyczne przejście praw i obowiązków przedsiębiorcy z jednej spółki na drugą, w tym również licencji, koncesji czy zezwoleń – o ile nie stanowią o tym odrębne regulacje prawne. Spółka cywilna może być również stopniowo przejmowana przez spółkę z o.o.
O tym, co dzieje się z numerem REGON przy przekształcaniu spółki w inną spółkę mówi Rozporządzenie Rady Ministra w sprawie metodologii prowadzenia i aktualizacji krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń. Według tych regulacji w przypadku zamiany spółki cywilnej na spółkę z o. o. nie następuje nadanie nowego numeru REGON. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku numeru NIP. Ten również pozostaje taki sam.
Ogólnie według kodeksu spółek handlowych nowo przekształcone spółki zachowują wszystkie prawa i stosunki prawne poprzedniej spółki, konieczne może być jednak poinformowanie konkretnych podmiotów o zaistniałej sytuacji pod rygorem zerwania współprac czy umów. Dlatego też, zanim rozpoczniemy procedurę przekształcenia, warto sprawdzić w umowach zawartych z kontrahentami czy instytucjami, czy nie zastrzegają one wyrażenia przez nich zgody na zmianę formy prawnej prowadzonej działalności.
Dobrze jest również przeprowadzić dogłębną analizę wszystkich pozwoleń, licencji i koncesji czy ustaleń związanych z korzystaniem z funduszy unijnych (jeśli firma z nich korzystała), aby upewnić się, czy planowana zmiana nie będzie sprzeczna z warunkami umów lub nie będzie wymagała dodatkowych aneksów.
Obok szeregu zalet związanych z przekształceniem spółki cywilnej na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, istnieje również kilka dodatkowych obowiązków, jakie zaczynają spoczywać na przedsiębiorstwie. W wyniku tej transformacji firma musi przejść na pełną księgowość. Wcześniej obowiązek taki dotyczył jedynie sytuacji, w której dochód roczny spółki cywilnej przekroczył 2 miliony euro.
W przypadku spółki z o.o. prowadzenie ksiąg rachunkowych jest obligatoryjne bez względu na wysokość przychodów. To z kolei wiąże się zazwyczaj z koniecznością większych nakładów finansowych na prowadzenie księgowości firmy.
Kolejnym nowym obowiązkiem przy prowadzenia działalności w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest sporządzanie corocznego sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności spółki. Dokumenty te są zatwierdzane na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników (ZZW), które musi zostać zwołane i przeprowadzone. Dokumenty po zatwierdzeniu muszą zostać złożone do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Ponadto wszystkie zmiany dotyczące danych firmy, takich m. in. jak podwyższenie kapitału zakładowego spółki, zmiany teleadresowe czy zmiany składu zarządu, muszą być obligatoryjnie zgłoszone do KRS. Każde zgłoszenie to koszt kilkuset złotych. Również wszystkie zmiany w umowach spółki będą wymagały teraz poświadczenia notarialnego.
Nowym dodatkowym obowiązkiem będzie także zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Trzeba tego dokonać w ciągu 14 dni od przekształcenia spółki. Jest to bezpłatne – zgłoszenie jest realizowane drogą elektroniczną.
Brak podmiotowości spółki cywilnej sprawia, że nie jest ona płatnikiem podatku dochodowego. W tym przypadku wszyscy wspólnicy spółki rozliczają się od dochodów indywidualnie. Zazwyczaj dochody ze spółki cywilnej powinny być opodatkowane u każdego wspólnika w ten sam sposób – może być to podatek liniowy, skala podatkowa lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Dopuszcza się jednak sytuację, gdy jeden ze wspólników jest opodatkowany podatkiem liniowym, a drugi rozlicza się na zasadach ogólnych.
Przy czym inaczej jest w sytuacji podatku od towarów i usług – w tym przypadku spółka cywilna jest płatnikiem podatku VAT.
Po przekształceniu spółka staje się płatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). W tym przypadku istnieje możliwość optymalizacji obciążeń podatkowych przez skorzystanie z tzw. CIT-u estońskiego, gdzie obowiązek zapłaty podatku dochodowego powstaje dopiero w momencie wypłaty przez spółkę zysku na rzecz wspólników.
Warto również wspomnieć o tym, że udziałowcy spółki z o.o. nie muszą płacić składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Taki obowiązek spoczywa jedynie na spółkach jednoosobowych. Inną podatkową korzyścią jest również brak konieczności płacenia daniny solidarnościowej, która jest naliczana po przekroczeniu 1 miliona dochodu.
Zmiana formy prowadzenia działalności ze spółki cywilnej na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością niesie ze sobą wiele korzyści. W praktycznym ujęciu przekładają się one na poprawę wiarygodności firmy poprzez zwiększenie jej transparentności. Spółki z o.o. są bowiem obecne w wielu różnych rejestrach gospodarczych, co pozwala kontrahentom na ich dokładne prześwietlenie. Ponadto są one atrakcyjne dla inwestorów, co zwiększa możliwości pozyskania kapitału na ich rozwój.
Spółki z o.o. pomimo nieco bardziej skomplikowanej formy związanej z ich działaniem są bardziej elastyczne w kształtowaniu wewnętrznych struktur i dają wspólnikom poczucie bezpieczeństwa w kwestii zabezpieczenia ich majątku prywatnego, sprowadzając ich odpowiedzialność finansową do majątku spółki. Przy czym upraszczają one procedury sprzedażowe i sukcesyjne, a także oferują wiele możliwości optymalizacji podatkowych.
