Metoda kasowa przy rozliczaniu podatku VAT – na czym polega?

Przedsiębiorcy co do zasady są zobligowani do rozliczania podatku VAT od obrotu towarami i usługami. Chyba, że są z niego zwolnieni. Zwolnieniu podlegają podatnicy, u których roczna wartość sprzedaży nie przekracza limitu 200 tys. zł, a prowadzona przez nich działalność nie jest ujęta w ustawie o VAT jako obligatoryjna do rejestracji jako czynny podatnik VAT.

Przykładowo będziesz musiał płacić VAT niezależnie od dochodu, jeśli świadczysz usługi prawnicze czy doradcze (oprócz doradztwa rolniczego) lub sprzedajesz urządzenia elektryczne albo części samochodowe. Natomiast możesz liczyć na zwolnienie z VAT-u, jeśli oferujesz usługi nauczania języków obcych albo usługi finansowe czy usługi w zakresie opieki medycznej.

Metoda kasowa będzie Cię interesować wtedy, gdy będziesz czynnym podatnikiem VAT. Na czym polega zaleta takiego rozwiązania? Metoda kasowa rozliczania podatku VAT jest to po prostu sposób pozwalający na rozliczenie dopiero po realizacji płatności za fakturę. W takiej sytuacji obowiązek podatkowy powstaje z chwilą opłacenia przez nabywcę / kontrahenta wystawionej faktury VAT. Przy normalnym rozliczaniu VAT-u (tzw. metoda memoriałowa), obowiązek uregulowania podatku powstaje już w chwili wystawienia faktury, w tej sytuacji nie ma tutaj znaczenia dla fiskusa czy została ona opłacona, czy nie – VAT musi zostać zapłacony.

Faktury VAT wystawione metodą kasową muszą mieć oznaczenie „Metoda Kasowa”.

Metodę kasową mogą stosować tak zwani mali podatnicy, czyli przedsiębiorstwa, które nie przekraczają rocznego limitu przychodów w wysokości 2 000 000 euro. Kiedy warto wybrać metodę kasową? Jest to najkorzystniejszą opcja w sytuacji, kiedy wystawiasz dużo faktur z długim terminem płatności. W przypadku tradycyjnej formy rozliczania podatku VAT w takiej sytuacji możesz być zmuszony zapłacić VAT z własnej kieszeni, co bez odpowiedniego zaplecza finansowego może prowadzić to do problemów. Regulowanie podatku VAT metodą kasową jest z reguły bezpieczniejsze i bardziej opłacalne, bo pozwala na zachowanie płynności finansowej.

Ponadto jest to dobre rozwiązanie także dla początkujących przedsiębiorców, ponieważ pozwala na obniżenie kosztów prowadzenia działalności, co może przełożyć się na wzrost konkurencyjności. Metoda kasowa pozwala bowiem uniknąć niepotrzebnych kosztów przy transakcjach obarczonych dużym ryzykiem – kiedy nie masz pewności co do uczciwości kontrahenta oraz jego wypłacalności.

Jeśli klient nie zapłaci za towar czy usługę, to Ty przynajmniej tyle zyskasz, że nie musisz płacić podatku VAT. W ten sposób za pomocą metody kasowej można skutecznie zniwelować zagrożenie utraty płynności finansowej przedsiębiorstwa spowodowanym brakiem opłacenia faktury, a tym samym Twojej należności. Rozwiązanie to ma jednak swoje wady, o których także warto wspomnieć.

Przede wszystkim musisz pamiętać o tym, że wybór metody kasowej niesie konsekwencje również dla Ciebie, ponieważ Ty również zyskujesz prawo do odliczenia VAT dopiero w chwili, gdy opłacisz fakturę zakupową VAT wystawioną na Ciebie. Tym samym nie zawsze może być to korzystne rozwiązanie.

Przy metodzie kasowej trzeba również prowadzić dodatkową ewidencję obejmującą terminy wydania towaru lub wykonania usługi oraz terminy dokonania płatności za faktury. Co ważne, musisz pamiętać o tym, że obowiązek zapłaty podatku pojawia się przy otrzymaniu całości lub części zapłaty. Tym samym, przy płatnościach podzielonych od każdej z nich trzeba rozliczyć oddzielnie należny podatek VAT. I tego wszystkiego trzeba po prostu pilnować.

Ponadto, warto zaznaczyć, że rozliczanie podatku VAT tą metodą nie jest bez znaczenia dla nabywcy towaru. W tym przypadku kontrahenci także będą mogli odliczyć podatek VAT z faktury wystawionej metodą kasową dopiero w chwili jej opłacenia. Z tego też powodu niektórzy mogą mniej chętnie nawiązywać współpracę z kontrahentem rozliczającym się metodą kasową.

Jeśli jesteś małym podatnikiem, spełniasz wszystkie konieczne wymogi i chcesz przejść na kasową metodę rozliczania podatku VAT, musisz w tym celu złożyć w urzędzie skarbowym właściwym dla Twojego miejsca zamieszkania formularz zgłoszeniowy VAT-R (ten sam formularz służy również do rezygnacji z metody kasowej). Przy wyborze metody kasowej należy wskazać termin, od którego planujesz stosować tę formę rozliczenia podatku VAT. Zgłoszenia musisz dokonać do końca miesiąca poprzedzającego okres rozpoczęcia stosowania metody kasowej.

Rozliczenie VAT metodą kasową ma charakter kwartalny (co miesiąc trzeba jednak wysyłać do urzędu deklarację JPK-V7K), z wyjątkiem sytuacji pierwszej rejestracji do VAT. Wtedy przez pierwsze 12 miesięcy musisz rozliczać się co miesiąc, a następnie przechodzisz na VAT kwartalny. Pamiętaj, że jeśli będziesz chciał zrezygnować z metody kasowej, jest to możliwe dopiero po upływie 12 miesięcy jej stosowania.