Sprawdź jak działa i wygląda Comarch ERP XT

Krajowy System e-Faktur – rewolucja w postrzeganiu faktury

17 listopada, 2023
Krzysztof Niemiec
Krajowy System e-Faktur – rewolucja w postrzeganiu faktury
Krajowy System e-Faktur (KSeF) powoli „wyłania się z za zakrętu”. Pozostało nieco ponad pół roku, aby przygotować się na jego wdrożenie. W kolejnych artkułach będziemy szczegółowo omawiać i analizować zmiany w tym zakresie. Poniżej chciałbym omówić rewolucję w podejściu do faktury.

Krótka historia faktury

O początku faktur można mówić już od starożytności, kiedy to zamówienia były spisywane na tabliczkach glinianych. W czasach nowożytnych uznaje się, że pierwszą fakturą była wystawiona w 1504 roku notatka przez malarza Hieronymusa Boscha za obraz „Sąd ostateczny”. Wraz z rozwojem rachunkowości oraz nastąpieniem epoki przemysłowej, faktura – jako dokument rachunkowy – stała się nieodzowna w gospodarce światowej.

W Polsce faktura VAT taka, jaką znamy obecnie, została wprowadzona w 1993 roku wraz z wdrożeniem do polskiego sytemu podatku od towarów i usług. Była oczywiście dokumentem papierowym zawierająca określone dane. Wraz z postępującą digitalizacją podatnicy dążyli do uznania za fakturę również jej postaci w formie elektronicznej co zostało wprowadzone w 2005 r. Jednak warunki formalne ograniczały popularność formy takiej faktury. Rozwój technologiczny spowodował jednak, że w 2014 roku faktura elektroniczna stałą się równoprawna z tą, wystawianą papierowo i obecnie jest to najczęstsza forma przekazywania faktur.

Jednak niebawem ma się zmienić. A to właśnie za sprawą Krajowego Systemu e-Faktur.

KSeF – „matrix” dla faktur

Pewnie większość przedsiębiorców przyzwyczaiła się do tego, że fakturę otrzymuje w formie papierowej lub elektronicznej. To jednak nie wpłynęło na postrzeganie faktury jako dokumentu z określonymi pozycjami, który miał postać papierową lub był drukowany z przesłanego maila. W każdym razie był to dokument, który można było wziąć do ręki, przekazać księgowej, czy przekazać odpowiedniemu organowi – np. do sądu.

To jednak ma się zmienić i chciałbym, żebyś zwrócił/a na to uwagę.

W związku z wprowadzeniem KSeF zmienia się diametralnie podejście do faktury. Fakturą nie będzie już papier, plik pdf czy jego wydruk.

Od 1 lipca 2024 fakturą będzie zbiór danych elektronicznych!

Nie będzie istniała inna możliwość niż wystawienie faktury właśnie w tym systemie. Można zatem przyjąć, że dla faktur to będzie jedyny „świat – matrix”. W konsekwencji nie otrzymasz „do ręki” faktury np. na zakup paliwa na stacji, nie będziesz mógł wystawić faktury na zakupionych drukach (tzn. będziesz mógł, ale nie będzie to już faktura). Czynności te będą wykonywane tylko elektronicznie. Sprzedawca wprowadzi ja do KSeF, a system prześle ją do Ciebie, skąd będziesz mógł ja pobrać. Tak samo ty będziesz wysyłał je do KSeF, skąd będą doręczane nabywcy.

To tam – w KSeF – będą znajdować się wszystkie faktury i zawarte w nich dane. Dokument z jakim wiążesz pojęcie faktury, przestanie funkcjonować. Jest to zatem faktycznie rewolucja w postrzeganiu faktury i ich przekazywaniu pomiędzy kontrahentami.

KSeF – obawy

Analizując nadchodzące zmiany wielu przedsiębiorców popada w przerażenie. Kolejny system, kolejne obowiązki, a na dodatek kary i sankcje. Niewykluczone, że na samym początku wystąpią pewne problemy. Dlatego lepiej nie zostawiać integracji z KSeF na sam koniec, tylko już teraz warto zainteresować się tym zagadnieniem.

Dla jednych przedsiębiorców nie będzie to trudny proces. Dotyczyć to może tych, którzy już teraz wystawiają faktury za pomocą systemów do fakturowania. Dostarczyciele tych programów najprawdopodobniej już dostosowują je do nowych rozwiązań.

Już teraz korzystając z systemu Comarch ERP XT można wysłać dane do KSeF. Przekonaj się jakie to proste i zobacz jak wygląda obsługa integracji z KSeF w naszym systemie. Rozpocznij integrację z KSeF

W innych przypadkach KSeF może być sporą barierą, szczególnie dla tych, którzy nie są technicznie obeznani, lub u których procesy związane z otrzymywaniem i wstawaniem faktur są rozbudowane.

Ostatecznie może się jednak okazać, że system ten uporządkuje niektóre kwestie w Twojej firmie, zdygitalizuje proces fakturowania, a po początkowym okresie „zamieszania” okaże się nawet pomocnym narzędziem. 

KSeF – na co zwrócić uwagę

W innych przypadkach KSeF może być sporą barierą, szczególnie dla tych, którzy nie są technicznie obeznani, lub u których procesy związane z otrzymywaniem i wstawaniem faktur są rozbudowane.

Ostatecznie może się jednak okazać, że system ten uporządkuje niektóre kwestie w Twojej firmie, zdygitalizuje proces fakturowania, a po początkowym okresie „zamieszania” okaże się nawet pomocnym narzędziem.

Podsumowanie

Chciałbym żebyś zapamiętał, że KSeF wiąże się ze zmianą charakteru dokumentu jakim jest faktura. Od lipca 2024 r. będzie to wyłącznie zbiór danych cyfrowych, znajdujących się w chmurze, czyli w Krajowym Systemie e-Faktur. Do tego procesu powinieneś się przygotować z odpowiednim wyprzedzeniem. Powyżej tylko zasygnalizowałem pewne aspekty, na które musisz zwrócić uwagę. Szczegółowe omówienie już niebawem znajdziesz w kolejnych artykułach.

Krzysztof Niemiec
Doradca podatkowy (nr wpisu 12043) w Kancelarii Bogdan Chudoba Adwokaci spółka partnerska. Ukończył studia na Politechnice Krakowskiej i Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie oraz studia podyplomowe w zakresie doradztwa podatkowego na UEK.
Artykuł przypadł Ci do gustu? Warto go podać dalej!

Ostatnie wpisy

21 maja, 2024
Składka zdrowotna a zmiana formy opodatkowania
Jak zapewne wiesz, wysokość składki zdrowotnej zależy od wybranej formy opodatkowania. Pewnie już nawet przyzwyczaiłeś s...
Czytaj więcej ➔
13 maja, 2024
Dofinansowanie na rozpoczęcie działalności – najważniejsze informacje
Jeżeli jesteś osobą bezrobotną i myślisz o rozpoczęciu działalności gospodarczej, pamiętaj, że możesz uzyskać wsparcie n...
Czytaj więcej ➔
29 kwietnia, 2024
Czy rejestracja do VAT-EU dotyczy Ciebie?
Czym jest VAT-UE? Czy muszę się rejestrować do transakcji wewnątrzunijnych, skoro jestem zwolniony podmiotowo? Po co mi ...
Czytaj więcej ➔

Testuj za darmo!

Pełna funkcjonalność przez 30 dni bez opłat!
Copyright Comarch SA 2024
Copyright Comarch SA 2024
crossmenuchevron-down