Sprawdź jak działa i wygląda Comarch ERP XT

Jak podpisać dokument profilem zaufanym?

2 czerwca, 2023
Redakcja Comarch ERP XT
Coraz więcej spraw urzędowych można załatwić drogą cyfrową. Jest to możliwe przede wszystkim dzięki profilowi zaufanemu, który daje elektroniczny dostęp do różnych instytucji publicznych, pozwalając na szybkie, bezpieczne i wygodne składanie różnego rodzaju wniosków czy dopełnienie wielu innych formalności. Jak korzystać z tego rozwiązania i jak podpisywać dokumenty profilem zaufania?

Profil zaufany i jego zastosowanie

Każdy dokument, jaki składasz w urzędzie czy gdziekolwiek indziej, wymaga poświadczenia Twoim podpisem, który z jednej strony potwierdza zawarte w dokumencie oświadczenie woli, a z drugiej pełni funkcję identyfikacji osoby, która podpisała dokument – czyli w tym przypadku Ciebie. Wraz z rozwojem usług cyfrowych z zakresu szeroko pojętej administracji państwowej, pojawiła się możliwość załatwiania spraw urzędowych przez Internet. Zwykły podpis w takiej sytuacji się nie sprawdza.

I tutaj pojawia się profil zaufany. Potrzebne było bowiem stworzenie innego, prostego i wygodnego sposobu cyfrowej weryfikacji tożsamości. Tym samym profil zaufany to narzędzie pełniące funkcję środka identyfikacji elektronicznej, który ma na celu potwierdzenie tożsamości użytkownika systemu Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP)

Jedna osoba może mieć tylko jeden profil zaufany, który jest całkowicie unikalny. Przypisane jest do niego imię, nazwisko, data urodzenia oraz numer PESEL. Profil zaufany wykorzystywany jest zarówno do elektronicznego kontaktu z administracją publiczną (poprzez dane logowania do systemu w postaci nazwy użytkownika i hasła do profilu zaufanego) jak i jako podpis zaufany składany pod dokumentami elektronicznymi wysyłanymi do urzędów. Dzięki niemu możesz bezpiecznie podpisać podpisem elektronicznym dany dokument i wysłać go do urzędu.

Założenie profilu zaufanego

Żeby móc korzystać z profilu zaufanego i z podpisu zaufanego, trzeba najpierw go założyć. Najszybciej można tego dokonać poprzez bankowość elektroniczną – niektóre banki umożliwiają założenie profilu z poziomu konta bankowego. Profil zaufany założysz również poprzez cyfrowe platformy rządowe – przede wszystkim pz.gov.pl.

Jeśli zdecydujesz się na zdalną weryfikację swojej tożsamości przez swoje konto bankowe czy innego dostawcę tożsamości, to profil zaufany będzie praktycznie aktywowany od razu. Możesz również zdecydować się na autoryzację profilu poprzez wizytę w placówce. Są to specjalne Punkty Potwierdzające, do których musisz się udać w celu potwierdzenia swojej tożsamości i aktywacji profilu zaufanego.

Jak podpisać dokument profilem zaufanym krok po kroku – instrukcja

Podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym w kontaktach z urzędami ma takie samo znaczenie jak złożenie podpisu własnoręcznego – podpis zaufany jest ważny tak samo. Praktycznie każdy rodzaj dokumentu elektronicznego można podpisać w ten sposób. Przy czym podpis zaufany możesz składać zarówno na gotowych formularzach urzędowych dostępnych online, jak i na dokumentach, które przechowujesz na swoim dysku. Jak wygląda proces składania podpisu zaufanego pod dokumentem, który jest na Twoim dysku?

Oprócz dokumentu, który chcesz podpisać elektronicznym podpisem zaufanym, potrzebne Ci będą dane do logowania do Twojego profilu zaufanego lub bankowości elektronicznej oraz telefon.

Etapy składania podpisu zaufanego:

Wejdź na stronę gov.pl i wejdź w zakładkę: Podpisz dokument elektronicznie – wykorzystaj podpis zaufany.
Kliknij START w okienku, które się pojawi.
Wybierz jaki rodzaj dokumentu chcesz podpisać (do wyboru są trzy opcje) i kliknij DALEJ.
Kliknij przycisk Podpisz lub sprawdź dokument.
Wybierz dokument z dysku. Po jego załączeniu pojawi się komunikat, że dokument został poprawnie dodany. Następnie kliknij w przycisk Podpisz.
Zostaniesz przekierowany na stronę logowania do Profilu Zaufanego. Jeśli Twój profil był aktywowany za pośrednictwem bankowości elektronicznej, to wybierz opcję logowania poprzez swój bank. Jeśli aktywowałeś swój profil zaufany w placówce, podaj nazwę użytkownika i hasło do swojego profilu zaufanego.
Po zalogowaniu trafisz do sekcji podpisywania dokumentu. Kliknij przycisk: podpisz podpisem zaufanym.
Następnie pojawi się okienko, w którym musisz wpisać kod autoryzacyjny. Przyjdzie on SMS-em na podany w trakcie zakładania profilu zaufanego numer telefonu.
Po wpisaniu kodu naciśnij przycisk Potwierdź.
Gotowy, czyli podpisany dokument, pobierz i zapisz na dysku.

Rodzaje plików, które można podpisać podpisem zaufanym

Podpis zaufany można złożyć zarówno pod dokumentem PDF, jak i pod wieloma innymi dokumentami i plikami, o takich rozszerzeniach jak: txt, rtf, docx,  doc, xps, odt, ods, odp, ppt, xlsx, xls, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, 7Z, TSL, XMLsig, XAdES, PAdES, CAdES, ASIC, XMLenc, dwg, dwf, dxf, dgn, jp2.

Jak widać, elektronicznym podpisem zaufanym można podpisać wiele rodzajów plików. Są to zarówno dokumenty tekstowe w różnych formatach, jak i pliki graficzne, audio czy wideo. Podpis zaufany możesz wykorzystać także do sprawdzenia już istniejącego podpisu na dokumencie, weryfikując jego autentyczność i tożsamość osoby, która go podpisała. Na tym jednak nie koniec! Podpis zaufany można również wykorzystać do elektronicznego podpisania lub weryfikacji sprawozdań finansowych.

Warto pamiętać o tym, że profil zaufany ważny jest przez okres 3 lata. Następnie należy go ponownie potwierdzić. Inaczej nie będzie można korzystać z opcji elektronicznego podpisu zaufanego. A jeśli nie masz jeszcze profilu zaufanego, to więcej szczegółowych informacji o tym, jak go założyć znajdziesz we wpisie: „Co to jest ePUAP i jak założyć profil zaufany”.

Redakcja Comarch ERP XT
Comarch jest globalnym dostawcą rozwiązań informatycznych (ERP, CRM, BI, EDI, ECM, finanse, rozwiązania chmurowe i wiele innych). Oprogramowania Comarch dedykowane są dla średnich i większych przedsiębiorstw, a także dla mikroprzedsiębiorców. Dzięki wysokim inwestycjom w badania i rozwój, Comarch oferuje kompleksową gamę innowacyjnych rozwiązań informatycznych, które są wysoko cenione przez Klientów i ekspertów.
Artykuł przypadł Ci do gustu? Warto go podać dalej!

Ostatnie wpisy

22 lutego, 2024
Czy niedostosowanie się do obowiązku KSeF może być kosztowne?
Wprowadzenie obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie mogło obejść się bez możliwości stosowania p...
Czytaj więcej ➔
20 lutego, 2024
Uprawnienia w KSeF
Jedną z najważniejszych kwestii w KSeF pod względem praktycznym, będzie kwestia nadania odpowiednich uprawnień, czyli ok...
Czytaj więcej ➔
8 lutego, 2024
Estoński CIT - czym jest i dla kogo?
Wiesz co to estoński CIT? Może słyszałeś o nim, ale nie miałeś czasu zainteresować tym tematem? Z tego artykułu dowiesz ...
Czytaj więcej ➔

Testuj za darmo!

Pełna funkcjonalność przez 30 dni bez opłat!
Copyright Comarch SA 2024
Copyright Comarch SA 2024
crossmenuchevron-down