Faktura VAT – co musi zawierać i jak powinna wyglądać

Zanim przejdziemy do tego, co musi zawierać prawidłowo wystawiona faktura VAT, warto pokrótce przypomnieć, czym ona w ogóle jest. Obrót towarami i usługami w Polsce (w innych krajach UE również) jest opodatkowany podatkiem VAT (podatek od wartości dodanej). W ten sposób od każdej transakcji dotyczącej obrotu towarami i usługami (o ile nie jest ona objęta zwolnieniem z VAT) jest pobierana danina o określonej ustawowo stawce.

Faktura VAT jest zatem niczym innym, jak dokumentem księgowym, który stanowi dowód zaistnienia transakcji i podstawę rozliczania podatku VAT, czyli zapłatę podatku od towarów i usług przez sprzedawcę oraz do jego odliczenia przez nabywcę. Przy czym odliczyć VAT może tylko przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT. Może być jednak wystawiona na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności, jednak tylko na ich prośbę.

Obowiązek wystawienia faktur VAT spoczywa na podatnikach, którzy zajmują się dostawą towarów lub wykonaniem usług i są zarejestrowani w systemie VAT jako czynni podatnicy. Są to zatem przedsiębiorcy prowadzący własne działalności gospodarcze. Każde wykonanie usługi czy sprzedaż produktu musi być w takiej sytuacji udokumentowane za pośrednictwem faktury VAT. Tym samym zazwyczaj fakturę VAT wystawia sprzedawca lub usługodawca, jako dokument potwierdzający transakcję. Chociaż są wyjątki od tej reguły, o których będzie poniżej.

Wraz z rozwojem cyfryzacji pojawiła się możliwość wystawiania faktur VAT nie tylko w sposób tradycyjny, czyli papierowy, ale także elektroniczny. Obie formy faktury są tak samo ważne i można je generować za pomocą nowoczesnych systemów księgowych, takich jak system ERP XT.

Oba rodzaje faktur są wystawiane według tych samych zasad, różni je jedynie forma ich przesyłania, gdzie w przypadku e-faktur VAT dokument jest przesyłany elektronicznie np. drogą mailową. Przy czym taka forma wystawiania faktur wymaga akceptacji odbiorcy.

W tym miejscu warto zauważyć, że cyfryzacja systemu podatkowego w Polsce, łącznie z wprowadzeniem jednolitych plików kontrolnych czy Krajowego Systemu e-Faktur, w dużej mierze opiera się aktualnie na fakturach elektronicznych.

Istotne jest także to, że faktury VAT zawsze muszą być wystawione w dwóch egzemplarzach – jeden dla sprzedawcy, a drugi dla nabywcy towaru lub usługi. W przypadku faktur elektronicznych sprzedawca jest zobligowany do przechowywania i ewidencjonowania wystawionego dokumentu na nośnikach cyfrowych. Może je również wydrukować i przechowywać w tradycyjny sposób.

Podstawowa faktura VAT musi zawierać szereg ściśle określonych elementów, o którym mówią dokładnie zapisy ustawy o VAT (Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług).

Na fakturze może zostać umieszczony również termin płatności faktury, nie jest to jednak obowiązkowe. Ponadto na fakturze powinny znaleźć się także informacje dodatkowe, które związane są między innymi z metodą rozliczenia podatku VAT (np. adnotacja – metoda kasowa), czy wystawiania faktury (np. samofakturowanie – w sytuacji, gdy to nabywca wystawia fakturę dla siebie w imieniu i na rzecz sprzedawcy).

Na fakturze mogą znajdować się również inne adnotacje, które wpływają na sposób rozliczania się z podatku. Przykładowo, gdy sprzedajemy towary używane – w tym dzieła sztuki czy przedmioty kolekcjonerskie. W takiej sytuacji pojawia się informacja procedura marży – towary używane lub procedura marży – dzieła sztuki itd. W takich okolicznościach  podstawę opodatkowania VAT stanowi kwota marży. Podobne rozwiązanie stosuje się w przypadku świadczenia usług turystycznych, dopisując na fakturze procedura marży biur podróży.

Także w sytuacji, gdy faktura jest wystawiona w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego, konieczna jest informacja wskazująca nazwę, imię i nazwisko oraz adres i numer NIP przedstawiciela podatkowego.

Innym jeszcze zapisem na fakturze jest mechanizm podzielonej płatności (MPP), który stosuje się w przypadku faktur na kwotę powyżej 15 tys. zł opłacanych specjalnym przelewem. W takiej sytuacji ma miejsce split payment, gdzie płatność za towar czy usługę zostaje rozbita na dwa różne konta sprzedawcy – pierwszym jest rachunek odbiorcy, na który trafia kwota netto, a drugi to rachunek VAT, na który od razu trafia kwota podatku VAT. Przy czym o wyborze podzielonej płatności decyduje nabywca.

Jak widać, na fakturze VAT musi znaleźć się wiele różnego rodzaju danych i informacji. Ich pominięcie lub brak może skutkować nieważnością faktury. I o ile taka faktura potwierdzi samą transakcję, to nie będzie można na jej podstawie odliczyć podatku VAT.

Faktury zaliczkowe wystawiane są w sytuacji, gdy sprzedawca / usługodawca otrzymuje zaliczkę, przedpłatę lub zadatek jeszcze przed wykonaniem usługi czy dostarczenia towaru. Istnieje jednak wiele wyłączeń, które uniemożliwiają skorzystanie z tego typu rozwiązania – głównie w zakresie dostarczania energii, stałych usług prawnych i biurowych, usług telekomunikacyjnych czy usług najmu, dzierżawy czy leasingu.

Faktura zaliczkowa, tak jak tradycyjna faktura, musi zawierać wszystkie dane nabywcy i sprzedawcy, swój kolejny numer, datę wystawienia i datę dokonania transakcji (o ile jest określona), a także kwotę otrzymanej zapłaty i kwotę podatku, jaki należy od niej zapłacić. Ponadto muszą się tam znaleźć dane dotyczące umowy lub zamówienia.

Tego typu faktur można wystawić kilka do jednej transakcji, jeśli zapłata była realizowana w częściach. W takim przypadku na ostatniej fakturze powinny być umieszczone numery wszystkich wcześniejszych faktur zaliczkowych.

Uproszczoną formą faktury VAT jest paragon fiskalny z NIP. Jest to rozwiązanie, z którego można korzystać przy sprzedaży usług lub towarów do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro. Taki paragon jest pełnowartościową fakturą VAT i umożliwia odliczenie podatku przez nabywcę. Jego zaletą jest przede wszystkim to, że nie muszą znajdować się na nim dokładne dane nabywcy – potrzebny jest jedynie jego NIP i można je szybko wystawić za pomocą kasy fiskalnej. Więcej na ten temat przeczytasz we wpisie – Czym jest faktura uproszczona i kiedy się ją stosuje.

O fakturze VAT Marża było nieco powyżej, przy kwestii różnych adnotacji, jakie powinny znaleźć się na fakturze VAT. Pod względem formalnym jest to dokument, który charakteryzuje się nieco innym sposobem naliczania podatku. W tym przypadku VAT, który standardowo jest naliczany od pełnej wartości towaru lub usługi, tutaj odprowadzany jest od marży, jaką zyskał sprzedawca. Marżą jest różnica pomiędzy kwotą należności zapłaconą przez nabywcę a ceną nabycia towaru lub usługi przez sprzedawcę. W ten sposób zaletą faktury VAT marża jest to, że sprzedawca odprowadza niższy podatek VAT. Z drugiej jednak strony nabywca nie może odliczyć od takiej faktury podatku VAT.

Jedną z kluczowych pozycji na fakturze VAT jest data jej wystawienia. Przy czym nie zawsze musi być ona taka sama jak data sprzedaży. Trzeba jednak mieć świadomość, że to w momencie dokonania transakcji powstaje obowiązek podatkowy. Istnieje także termin wystawienia faktury VAT, którego nie można przekroczyć. Przepisy jasno w tym aspekcie wskazują, że w przypadku zasad ogólnych podstawowy termin na wystawienie faktury to nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towarów lub została zrealizowana usługa.

Tym samym niezależnie od tego, czy transakcja miała miejsce 5 marca, czy 30 marca, w obu przypadkach fakturę należy wystawić maksymalnie do 15 kwietnia.

Fakturę można wystawić również wcześniej, przed realizacją usługi czy sprzedażą towaru, jednak nie wcześniej niż na 30 dni przed dokonaniem transakcji.

Warto zaznaczyć, że istnieją tutaj pewne odstępstwa. Niektóre branże mogą wystawiać faktury w nieco bardziej rozciągniętym terminie lub na innych zasadach. Przykładowo firmy świadczące usługi budowlane czy budowlano-montażowe, muszą wystawiać faktury do 30. dnia od momentu wykonania usługi, a w przypadku dostawy książek drukowanych termin ten upływa dopiero 60. dnia od dnia wydania produktów. Jeszcze dłuższy termin wystawienia faktury przewidziano dla czynności polegających na drukowaniu książek – jest to 90 dni.

Wystawianie faktur VAT ze względu na szeroki zakres danych, jakie się w nich znajdują oraz zróżnicowane okoliczności, jakie mogą towarzyszyć transakcji, może przebiec nie tak, jakbyśmy sobie tego życzyli. Błędy na fakturach VAT nie są rzadkością i mogą przytrafić się każdemu – nawet wtedy, gdy wystawiamy faktury za pośrednictwem nowoczesnego programu do fakturowania.

Na szczęście ustawodawca przewidział takie sytuacje i stworzył możliwość wprowadzenia poprawek w nieprawidłowo wystawionych dokumentach. Jest nią korekta faktury VAT, która pozwala skorygować pierwotną fakturę i poprawić w niej błędy. Tego typu rozwiązanie stosuje się przede wszystkim w sytuacji, gdy błędy na fakturze dotyczą ważnych danych takich jak ilość i rodzaj towarów, zakres usług oraz pomyłki w stawkach podatku czy innych kwotach na fakturze.

Faktury korygujące wystawia się również w przypadku zwrotów towaru lub zwrotu całości lub części zapłaty, a także wtedy, gdy zmieniła się podstawa opodatkowania.

Czynni podatnicy VAT dokonując transakcji z rolnikiem ryczałtowym, muszą wystawić fakturę VAT RR. W tym przypadku to nabywca płodów rolnych jest zobligowany do wystawienia faktury dla sprzedawcy. Jakie elementy powinna zawierać taka faktura?

Fakturę VAT RR wystawia się w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej strony.

Poruszając zagadnienie faktur VAT i tego, co się musi na nich zawierać, nie można nie wspomnieć o fakturze pro forma. Co prawda nie jest to dokument stricte księgowy, jednak jest to rozwiązanie, które jest dość często stosowane. Pro forma jest terminem, który nie występuje w przepisach, zwyczajowo wystawia się taki dokument w celach informacyjnych.

Bardzo często jest ona wystawiana przed dokonaniem zapłaty przez kontrahenta, jako forma wezwania do niej czy jako forma oferty handlowej, informującej o kwocie zaliczki lub zapłaty za dostawę towarów czy realizację wybranych usług. Tego typu dokument jest opatrzony klauzulą Faktura pro forma. Zazwyczaj znajdują się na niej takie same dane, jak na zwykłej fakturze VAT. Nie jest to jednak dokument podlegający ewidencji rachunkowej. Tylko faktura VAT dokumentuje transakcję. W przypadku pro formy jest zazwyczaj tak, że dopiero opłacenie jej przez kontrahenta powoduje wystawienie właściwej faktury VAT.

Poprawne wystawianie faktur VAT to jedno, pamiętaj jednak też o tym, że jako podatnik masz obowiązek przez 5 lat przechowywać faktury, licząc ten czas od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT. Przy czym mogą one być przechowywane w dowolny sposób – w formie papierowej lub elektronicznej (w postaci pliku w nieedytowanym formacie). Jeśli jakaś faktura nam się zgubiła czy zniszczyła, to zawsze można zwrócić się do jej wystawcy o duplikat faktury.