Sprawdź jak działa i wygląda Comarch ERP XT

Dowód wewnętrzny – czym jest i do czego służy?

11 września, 2023

Redakcja Comarch ERP XT

Dowód wewnętrzny – czym jest i do czego służy?

Polecane Kategorie

Najnowsze wpisy Nowości w programie Przepisy Pierwsza firma Biznes Finansowanie firmy

Spis treści

Primary Item (H2)Sub Item 1 (H3)Sub Item 2 (H4)
Sub Item 3 (H5)
Sub Item 4 (H6)

Najbardziej znanym dokumentem księgowym jest faktura, a zaraz po niej paragon, ale nie tylko one mogą stanowić potwierdzenie zawartej transakcji. Istnieje również coś takiego jak dowód wewnętrzny, który pozwala przedsiębiorcom na księgowanie różnego rodzaju wydatków, a nawet niektórych przychodów w sytuacji, kiedy nie zostały one udokumentowane tradycyjną fakturą czy rachunkiem. Poniżej wyjaśniamy, czym dokładnie jest taki dokument i kiedy się go stosuje.

Czym jest dowód wewnętrzny

Dowody księgowe można podzielić na: zewnętrzne obce (otrzymane od kontrahentów), zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom) oraz dowody wewnętrzne własne, dotyczące operacji przeprowadzanych wewnątrz jednostki. Wśród dowodów wewnętrznych można wymienić: dowody kasowe, dokumenty płacowe, dokumenty inwentaryzacyjne, dowody dotyczące środków trwałych, czy też dokumentujące obrót magazynowy. Termin dowód wewnętrzny związany jest również z księgowością i podatkową księgą przychodów i rozchodów (KPiR), którą muszą prowadzić przedsiębiorcy spełniający określone warunki, takie jak:

rozliczanie się na zasadach ogólnych lub liniowo

przychody firmy netto nie przekroczyły w poprzednim roku 2 milionów euro

Dla takich przedsiębiorstw dowód wewnętrzny jest rodzajem dokumentu księgowego, pozwalającego na księgowanie poszczególnych kosztów i niektórych przychodów w przypadku transakcji, dla których nie zostały wystawione inne dokumenty księgowe, takie przykładowo jak faktury VAT dotyczące sprzedaży lub paragony. Tym samym jest to dokument potwierdzający fakt dokonania określonej operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Dowody wewnętrzne są też stosowane w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej (bezrachunkowej), o czym więcej będzie jeszcze w dalszej części artykułu.

Do czego służy dowód wewnętrzny – katalog zdarzeń gospodarczych

O tym, co można księgować za pośrednictwem dowodu wewnętrznego, mówi szczegółowo Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Znajdziemy tam dokładny katalog zdarzeń gospodarczych, które można księgować za pośrednictwem dowodu wewnętrznego i obejmuje on:

zakup od ludności surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych – sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU ex 02.30.40.0)

zakup od ludności poużytkowych odpadów, które stanowią surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych i przeznaczonych na złom samochodów oraz ich części składowych

zakup produktów roślinnych i zwierzęcych (bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy), które nie zostały poddane obróbce przemysłowej lub przerobionych sposobem przemysłowym o ile przerób ten polega na kiszeniu produktów roślinnych albo przetwórstwie mleka czy na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt

opłaty sądowe, notarialne i skarbowe

wydatki związane z parkowaniem samochodów, jeśli są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których jest mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (konieczne jest posiadanie biletu z parkometru, biletu jednorazowego lub kuponu, które trzeba dołączyć do wystawionego dowodu)

zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych

koszty z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą lub pracowników (koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących)

wartości produktów zwierzęcych i roślinnych pochodzących z własnej hodowli czy uprawy

koszty prowadzenia działalności w mieszkaniu, czyli wydatków związanych z opłatami za czynsz w części przypadającej na działalność gospodarczą i media (energię elektryczną, wodę, ogrzewanie, telefon), gdzie podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele

ubezpieczenie majątku firmy (podstawą dowodu księgowego jest w tej sytuacji polisa ubezpieczeniowa)

Kiedy jeszcze można wystawić dowód wewnętrzny?

Dowód wewnętrzny pozwala również na księgowanie niektórych form uzyskania przychodu, takich przykładowo jak różnice między dodatnimi kursami walut czy odsetki z lokat, a także premie przyznawane przez bank, odsetki od prowadzenia rachunków bankowych oraz przychody uzyskane z działalności po sprzedaży środka trwałego, który został wcześniej przekazany na cele prywatne.

Co musi zawierać dochód wewnętrzny – jakie dane?

Każdy dokument księgowy musi zawierać konkretne informacje, które pozwolą na identyfikację transakcji. Dowód wewnętrzny nie stanowi w tym przypadku wyjątku i muszą na nim znaleźć się takie dane, jak:

dowód wewnętrzny przy zakupie:

indywidualny numer dokumentu, który umożliwi powiązanie go z zapisem księgowym
określenie wystawcy lub stron transakcji
podpis osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych realizowanych w firmie
nazwa towaru
ilość towaru
cena jednostkowa i wartość
data wystawienia dowodu
data lub okres operacji gospodarczej, którą dokumentuje dowód wewnętrzny

dowód wewnętrzny w innych przypadkach:

indywidualny numer dokumentu, który umożliwi powiązanie go z zapisem księgowym
podpis osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych realizowanych w firmie
przedmiot operacji gospodarczej
określenie wystawcy lub stron transakcji
wysokość kosztu (wydatku)
data wystawienia dokumentu
data lub okres operacji gospodarczej, którą dokumentuje dowód wewnętrzny

Przy czym dowód wewnętrzny wystawiony w związku z rozliczeniem kosztów podróży służbowych musi zawierać takie informacje jak:

imię i nazwisko

cel podróży i nazwę miejscowości docelowej

liczbę godzin i dni przebywania w podróży (określenie daty i godziny wyjazdu oraz powrotu)

stawka i wartość diety

podpisy uprawnionych osób

Jak już wcześniej wspomniano, dowód wewnętrzny znajduje również zastosowanie w przypadku ewidencjonowania sprzedaży bezrachunkowej. Jak to wygląda w praktyce?

Dowód wewnętrzny a sprzedaż bezrachunkowa

Sprzedaż bezrachunkowa to szczególny rodzaj transakcji, w której nie ma konieczności wystawiania paragonu ani faktury. Nie zwalnia to jednak podatnika z obowiązku ewidencjonowania takiej sprzedaży. W tej sytuacji także zastosowanie znajduje dowód wewnętrzny, stanowiący pełnoprawny dokument księgowy, na którego podstawie transakcja zostaje zewidencjonowana w księdze przychodów i rozchodów. Jest on wystawiany w przypadku sprzedaży stacjonarnej lub w przypadku sprzedaży online, gdy z wyciągu bankowego nie wynika jednoznacznie, że dany przelew dotyczy konkretnej transakcji, pozwalając na udokumentowanie zapisów w księdze podatkowej.

Pożyczki preferencyjne są z reguły dedykowane dla określonych podmiotów. W przypadku biznesu znaczenie ma zazwyczaj:

Dowód wewnętrzny podsumowanie

Dowód wewnętrzny jest rodzajem dokumentu księgowego, który ma za zadanie zaksięgować transakcje i operacje gospodarcze, które nie zostały udokumentowane za pomocą innych dokumentów księgowych, a przykładowo chcemy zaliczyć ich koszt do kosztów uzyskania przychodów czy po prostu powinny zostać one odnotowane w ewidencji księgowej.

Sytuacje, w których można wystawiać tego typu dokumenty, są ściśle określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Stanowią one bowiem podstawę udokumentowania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w sytuacji, gdy do transakcji nie została wystawiona faktura VAT lub rachunek. Warto tutaj pamiętać o tym, że zgodnie z przepisami tak, jak ma to miejsce w przypadku KPiR i pozostałych dowodów księgowych, dowody wewnętrzne również powinny być przechowywane w miejscu prowadzenia działalności.

Redakcja Comarch ERP XT

Comarch jest globalnym dostawcą rozwiązań informatycznych (ERP, CRM, BI, EDI, ECM, finanse, rozwiązania chmurowe i wiele innych). Oprogramowania Comarch dedykowane są dla średnich i większych przedsiębiorstw, a także dla mikroprzedsiębiorców. Dzięki wysokim inwestycjom w badania i rozwój, Comarch oferuje kompleksową gamę innowacyjnych rozwiązań informatycznych, które są wysoko cenione przez Klientów i ekspertów.

Artykuł przypadł Ci do gustu? Warto go podać dalej!