Czym jest faktura uproszczona i kiedy się ją stosuje?

Podstawową formą potwierdzenia transakcji sprzedaży i nabycia towarów lub usług pomiędzy różnymi podmiotami są faktury. Przepisy rozróżniają kilka rodzajów faktur, a jedną z nich jest faktura uproszczona. Funkcjonuje ona na rynku już od 2013 roku. W ujęciu prawnym faktura uproszczona jest dokumentem księgowym potwierdzającym dokonanie transakcji, jej forma jest jednak nieco prostsza, niż ma to miejsce w przypadku innych faktur. Nie zawiera bowiem określonych danych, które z reguły muszą znaleźć się na normalnej fakturze.

Co ważne, w rzeczywistości taka faktura to nic innego jak nieco prostsza, a raczej okrojona z danych, faktura VAT. Przy czym jej charakterystyczną cechą jest to, że od 1 stycznia 2020 roku ma ona postać paragonu z numerem NIP nabywcy. Na tym jednak nie koniec, ponieważ taki dokument można wystawiać w ściśle określonych sytuacjach, o czym więcej będzie za chwilę!

Faktury uproszczone to rozwiązanie, które ma na celu ułatwić przedsiębiorcom prowadzenie dokumentacji sprzedaży towarów lub wykonania usługi o niskiej wartości pieniężnej. Z tego też powodu w przeciwieństwie do standardowej faktury VAT, faktura uproszczona nie musi zawierać wielu istotnych danych, określonych w art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT i w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14 ustawy o VAT, jakie bezapelacyjnie muszą znaleźć się na tradycyjnej fakturze VAT.

Chodzi tutaj przede wszystkim o dane nabywcy, gdzie nie ma potrzeby podawania wielu charakterystycznych dla faktur VAT informacji, ponieważ w przypadku faktury uproszczonej konieczny jest tylko NIP kupującego. Nie trzeba również podawać dokładnych informacji na temat towarów i usług czy stawek podatków oraz cen i wartości sprzedaży netto. Czego zatem nie musi zawierać faktura uproszczona?

Faktura uproszczona nie zawiera:

Jak widać, odchodzi sporo danych, a tym samym wystawienie faktury uproszczonej jest o wiele szybsze i prostsze.

Biorąc pod uwagę, że na takim dokumencie znajduje się jedynie NIP nabywcy, to dla firm ważną kwestią jest również to czy można odliczyć VAT od faktury uproszczonej. Oczywiście jak najbardziej tak! Nabywca bez problemu odliczy VAT od zakupów udokumentowanych fakturą uproszczoną.

Skoro już wiadomo, że faktura uproszczona to de facto prostsza forma faktury VAT, to nie będzie dla nikogo zaskoczeniem, że z reguły wystawiają ją przedsiębiorcy, którzy zajmują się handlem lub usługami. Oczywiście taki dokument mogą wystawić tylko ci przedsiębiorcy, którzy są podatnikami VAT. Przy czym nie ma tutaj znaczenia status rejestracji w podatku VAT, ponieważ mogą z tego rozwiązania korzystać zarówno bierni, jak i czynni podatnicy. Przy czym jedną z kwestii, która ogranicza możliwość skorzystania z tej opcji, jest maksymalna kwota na fakturze. Do jakiej kwoty podatnik może wystawić fakturę uproszczoną?

Paragon fiskalny z numerem NIP ma formę faktury uproszczonej w sytuacji, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł brutto lub 100 euro. Ustawodawca przewidział taki właśnie limit kwotowy, po którego przekroczeniu paragonu z NIP nie można już traktować jako faktury uproszczonej. Tym samym nabywca towarów lub usług może w takiej sytuacji (gdy kwota przekracza 450 zł lub 100 euro) otrzymać zwykłą fakturę do paragonu.

A czy można wystawić fakturę na podstawie paragonu z NIP? W przypadku uproszczonej faktury sprzedawca nie wystawia już żadnych dodatkowych dokumentów księgowych, ponieważ paragon ma w takiej sytuacji prawny status faktury i upoważnia do zwrotu podatku VAT. Przy czym faktura uproszczona nie jest obowiązkowa i nie grozi żadna kara za jej niewystawienie. Podatnik może bowiem wystawić po prostu fakturę tradycyjną lub zwykły paragon.

O ile w tym przypadku nie musimy martwić się o dokładne dane nabywcy, bo poza numerem NIP nic więcej nie potrzeba, o tyle są oczywiście inne dane, które muszą się na takim dokumencie znaleźć. Prawidłowo wystawiona faktura uproszczona musi zawierać:

Niestety nie w każdym przypadku można skorzystać z uproszczonej formy wystawiania faktur. Istnieje kilka sytuacji, kiedy jest to niedozwolone i chodzi tutaj między innymi o sprzedaż wysyłkową. Nie zrobimy tego również w sytuacji, kiedy na fakturze nie został podany NIP nabywcy, a także przy realizacji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług – w tym eksportu towarów i usług podlegających opodatkowaniu w innym państwie UE. Tym samym sklepy internetowe oraz podmioty dostarczające produkty czy świadczące określone usługi w innych krajach UE, nie mogą stosować tego rozwiązania.

Paragon fiskalny to jeden z najbardziej powszechnych dokumentów księgowych. Najczęściej kojarzymy go ze sklepami stacjonarnymi czy różnego rodzaju usługodawcami, ponieważ firmy posiadające kasę fiskalną są zobligowane do wydawania nabywcom paragonów. Jak w tym wszystkim ma się faktura uproszczona? Czy paragon to faktura uproszczona?

W pierwszej kolejności chodzi tutaj o NIP nabywcy. Na fakturze uproszczonej jest to element konieczny. W przypadku normalnego paragonu fiskalnego nie podajemy jednak swojego numeru NIP i otrzymujemy paragon bez NIP, do którego na żądanie klienta (konsumenta) musi być wydana imienna faktura do paragonu. Jednak czy paragon z NIP to faktura uproszczona zawsze i w każdym przypadku? Niestety nie. Najprostszym tego przykładem jest sytuacja, gdy paragon z NIP opiewa na kwotę należności przekraczającą 450 zł albo 100 euro. Wtedy również nie jest on fakturą uproszczoną i nabywca ma prawo do otrzymania zwykłej faktury.

W przeciwieństwie do zwykłych paragonów fiskalnych (paragony bez NIP), które trzeba wystawić od razu do ręki nabywcy po otrzymaniu zapłaty za towar lub usługę, paragony z NIP pełniące funkcję faktury uproszczonej można wystawić na zasadach identycznych, jak standardowe faktury VAT. Tym samym fakturę uproszczoną należy wystawić najpóźniej do 15 dnia miesiąca po zakończeniu dostawy towaru lub dokonaniu usługi, jednak nie wcześniej niż 30 dni przed realizacją transakcji.

Pomimo tego, że faktury uproszczone opiewają na niskie kwoty, to ustawodawca wymaga jednak tego, aby były one normalnie ewidencjonowane w księgowości i ujawniane w jednolitych plikach kontrolnych. Czyli są traktowane tak samo jak standardowe faktury VAT. Dla wielu przedsiębiorców bywa to dość problematyczne. Jak zatem wykazać fakturę uproszczoną w JKP VAT? Można to zrobić zbiorczo w postaci dobowego lub miesięcznego raportu okresowego z kasy fiskalnej.

Faktura w postaci uproszczonej jest księgowana przez nabywcę jak normalna faktura, gdzie numerem faktury jest numer paragonu. Trzeba jedynie pamiętać o tym, że na rachunku mamy kwotę brutto, dlatego w systemie księgowym należy zmienić sposób naliczania podatku na brutto, a oprogramowanie samo powinno obliczyć kwotę netto.