Sprawdź jak działa i wygląda Comarch ERP XT

Czy niedostosowanie się do obowiązku KSeF może być kosztowne?

22 lutego, 2024
Krzysztof Niemiec
Czy niedostosowanie się do obowiązku KSeF może być kosztowne?
Wprowadzenie obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie mogło obejść się bez możliwości stosowania przymusu dla osób uchylających się od tego obowiązku. Jednak z uwagi na możliwe wystąpienie problemów w początkowej fazie obowiązkowego KSeF, kary zaczną obowiązywać z 6 miesięcznym opóźnieniem. A jakie to kary, dowiesz się z poniższego artykułu..

KSeF – czym właściwie jest?

Na początku przypomnijmy, że KSeF to platforma internetowa Ministerstwa Finansów, poprzez którą będzie następowało przesyłanie i odbieranie faktur pomiędzy przedsiębiorcami. Nie będą już występowały papierowe czy elektroniczne faktury (poza nielicznymi wyjątkami) w obrocie gospodarczym, a organy podatkowe na bieżąco będą wiedziały, jakie transakcje są przeprowadzana pomiędzy przedsiębiorcami.

Obowiązkowo KSeF miał być stosowany od lipca 2024 r. Jednak z zapowiedzi Ministerstwa Finansów wynika, że termin ten został przesunięty.  

Sankcje za niestosowanie KSeF

Przewidziano trzy przypadki, w których organ podatkowy będzie uprawniony do nałożenia kary. Te przypadki to:

podatnik nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, mimo ciążącego na nim obowiązku,
podatnik w okresie awarii KSeF i w trybie offline wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
podatnik nie przesłał do KSeF, w wymaganym terminie, faktur wystawionych podczas awarii i w trybie offline.

Pierwszy z opisywanych przypadków dotyczy pominięcia wystawienia faktury w tym systemie. Obowiązkiem tym będą objęci wszyscy podatnicy podatku od towarów i usług – czyli wszyscy przedsiębiorcy, i to nie tylko Ci, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT ale również podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego.  

Sankcje wystąpią również w przypadku, gdy wystąpią problemy z systemem czy to po stronie KSeF (niedostępność lub awaria), czy też podatnika. W takim przypadku będziesz miał obowiązek przesłać e-fakturę w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności KSeF lub po jej (w postaci elektronicznej zgodnie z obowiązującym wzorem), gdy niedostępność systemu wystąpiła po Twojej stronie. W przypadku awarii KSEF będziesz miał 7 dni od usunięcia awarii KSEF. Niedopełnienie tych terminów powoduje, że możesz podlegać sankcjom.

Wysokość sankcji

Sankcja będzie nakładana na podstawie decyzji organu podatkowego w wysokości 100% wartości podatku należnego wykazanego na fakturze. W przypadku gdy transakcja korzysta ze zwolnienia lub wystawiona została przez podatnika zwolnionego, wysokość kary określa się w kwocie równoważnej 18,7% wartości faktury.

Przykład

Pana Adam jest podatnikiem VAT zwolnionym. W styczniu 2025 roku wstawił fakturę z pominięciem KseF. Wartość wykazana na fakturze wyniosła 5 350 zł.  Organ podatkowy może nałożyć karę na Pana Adama w wysokości: 5 350 zł x 18,7% = 1 000 zł.

Pani Wiola jest zarejestrowanym podatnikiem VAT. Podobnie jak Pan Adam nie przesłał fraktury poprzez KSeF. Wartość faktury brutto wyniosła 5 350 zł, w tym 4 349,60 zł wartość netto i 1 000 zł podatek VAT. Organ podatkowy może nałożyć na Panią Wiolę karę w wysokości 1 000 zł.

Pan Jakub prowadzi firmę budowlaną. Wstawił fakturę, którą nie przesłał poprzez KSeF. Wartość faktury brutto wyniosła 5 350 zł w tym kwota netto 4 953,70 zł, podatek VAT 396,30 zł (stawka 8%). W takim przypadku organ podatkowy może nałożyć sankcję w wysokości 396,30 zł.

Z powyższych przykładów wynika, że za ten sam czyn, dotyczący faktury o takiej samej wartości (brutto), sankcja może być różna, w zależności od tego jaka jest zastosowana stawka VAT.

Miarkowanie

W przypadku zaistnienia jednego z wyżej wskazanych przypadków, gdy organ podatkowy będzie nakładał na Ciebie sankcję, określając jej wysokość ma możliwość jej obniżenia (zmiarkowania). Ustalenie wartości sankcji powinno uwzględniać między innymi:

wagę i okoliczności naruszenia prawa,
częstotliwość niedopełnienia w przeszłości obowiązku albo naruszania zakazu tego samego rodzaju,
stopień przyczynienia się przez Ciebie do powstania naruszenia prawa,
działania podjęte przez Ciebie dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa,
w przypadku osoby fizycznej – Twoje warunki osobiste.

Co więcej organ nie nałoży sankcji w przypadku, gdy do naruszenia prawa doszło wskutek działania siły wyższej.

Organ podatkowy jest również upoważniony do odstąpienia od nałożenia sankcji, jeżeli waga naruszenia prawa jest znikoma, a strona zaprzestała naruszania praw.

Podsumowanie

Powyższa analiza wskazuje, że wartość sankcji nie przekroczy kwoty podatku należnego wykazanego na fakturze, a nawet może być niższa lub może nie zostać w ogóle nałożona. W tym zakresie będzie to decyzja organu podatkowego uwzgledniająca między innymi częstotliwość i wagę tego naruszenia.

Może się jednak okazać, że nałożenie tej sankcji spowoduje znaczny uszczerbek finansowy w Twojej firmie. Warto zatem przygotować się zawczasu do obowiązkowego KSEF, aby nie narażać się na sankcje.

System Comarch ERP XT już teraz wspiera przedsiębiorców w procesie dostosowania się do nowych przepisów i jest gotowy na wysyłkę danych do rządowego systemu e-Faktur.

Nie czekaj na ostatnią chwilę! Skorzystaj z darmowej integracji z KSeF w Comarch ERP XT: https://www.erpxt.pl/funkcje/ksef/.

Krzysztof Niemiec
Doradca podatkowy (nr wpisu 12043) w Kancelarii Bogdan Chudoba Adwokaci spółka partnerska. Ukończył studia na Politechnice Krakowskiej i Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie oraz studia podyplomowe w zakresie doradztwa podatkowego na UEK.
Artykuł przypadł Ci do gustu? Warto go podać dalej!

Ostatnie wpisy

4 kwietnia, 2024
Usługa e-pit. Zeznanie podatkowe w usłudze e-urząd skarbowy
Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mają po raz pierwszy możliwość złożenia zeznania podatkowego w usłudze e-Ur...
Czytaj więcej ➔
3 kwietnia, 2024
Składka zdrowotna – niekończąca się opowieść
Od dwóch lat temat składki zdrowotnej żywo dotyka każdego przedsiębiorcę. Zmiany wprowadzone Polskim Ładem znacznie zwię...
Czytaj więcej ➔
14 marca, 2024
Na kawę z własnym kubkiem – czyli opłata za jednorazowe opakowania
Od stycznia obowiązuje opłata za jednorazowe kubki i opakowania. Każdy, kto sprzedaje towary wykorzystując przy tym opak...
Czytaj więcej ➔

Testuj za darmo!

Pełna funkcjonalność przez 30 dni bez opłat!
Copyright Comarch SA 2024
Copyright Comarch SA 2024
crossmenuchevron-down