Sprawdź jak działa i wygląda Comarch ERP XT
Najprostszym przypadkiem są koszty urządzenia i wystroju biura. Wydatki na te cele nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów – oczywiście w granicach rozsądku. Zakup choinki czy stroików jest zwyczajową praktyką wielu przedsiębiorstw i raczej jest to charakter marketingowy, którego celem jest zachęcenie klientów do odwiedzenia stoiska firmowego czy sklepu.
Można jednak wskazać jedno ograniczenie – a mianowicie wydatek o charakterze reprezentacyjnym. Jeżeli wartość zakupionej ozdoby znacznie odbiega od powszechnie przyjętych standardów, wówczas organ podatkowy może go zakwestionować, wskazując, że jego poniesienie ma jedynie na celu wywołania pozytywnego obrazu firmy (reprezentacja).
Przykład
Pani Kasia prowadzi kancelarię prawniczą. Postanowiła zakupić do biura choinkę z prawdziwego złota za kwotę 20 000 zł. Wydatek ten może zostać zakwestionowany przez organy podatkowe jako koszt reprezentacji.
Nie ma zatem przeszkód, żeby typowe dekoracje były kosztem uzyskania przychodów. Pamiętaj jednak, że taki towar, o ile będzie wykorzystywany przez kilka sezonów, stanowi środek trwały. Większość jednak takich wydatków ma wartość poniżej 10 000 zł, a zatem mogą być ujęte w kosztach jednorazowo.
Przykład
Pan Adam kupił dwie choinki. Jedną żywą którą umieścił w biurze, a drugą sztuczną, znajdującą się w sali wystawowej. Choinka żywa, z przyczyn oczywistych, nie stanowi środka trwałego – po świętach najprawdopodobniej obumrze. Natomiast choinka sztuczna będzie wykorzystywana przez kilka lat, stanowi zatem środek trwały.
W przypadku takich wydatków masz również prawo do odliczenia podatku naliczonego – oczywiście na zasadach ogólnych – gdyż jest to zakup pośrednio związany z czynnościami opodatkowanymi.
W przypadku organizowania spotkania z kontrahentami również ma znaczenie i rozróżnienie, kiedy mamy do czynienia z reprezentacją, a kiedy z typowym spotkaniem biznesowym. Jeżeli w ramach spotkania omawiamy dalszą współpracę, jej warunki lub cele, albo na takim spotkaniu dokonujemy prezentacji naszych towarów, a jedynie przy okazji oferujemy naszym kontrahentom poczęstunek, to należy przyjąć, że nie mamy do czynienia z reprezentacją, a typowym spotkaniem biznesowym. W takim przypadku wydatek na poczęstunek nie powinien być kwestionowany, co również potwierdza interpretacja ogólna Ministerstwa Finansów.
Jednakże, jeżeli jedynym celem jest ugoszczenie kontrahentów i wywołanie ich pozytywnego wizerunku naszej firmy, to takie spotkanie nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu – gdyż uznawane jest za reprezentację.
Musisz również zwrócić uwagę, że alkohol nie jest mile widziany w kosztach przedsiębiorcy i najczęściej kwestionowany. Czyli spędzać czas z kontrahentami możesz, ale nie przy alkoholu.
Musisz zwrócić jednak uwagę na rozliczenie w VAT takiego spotkania. Jeżeli jest ono organizowane w restauracji – czyli nabywasz usługę gastronomiczną – nie masz prawa od odliczanie podatku VAT. Natomiast, jeżeli zmówiłeś do siedziby usługę cateringową, wówczas to prawo Ci przysługuje.
Z przekazywaniem drobnych prezentów jest najwięcej kłopotów. W przypadku podatku dochodowego, o ile taki prezent ma logo Twojej firmy, traktowany jest jako wydatek reklamowy, a zatem nie podlega ograniczeniu jak wydatek reprezentacyjny i możesz go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Nie oznacza to, że każdy wydatek z logo firmy może być zaliczony w koszty. Jeżeli postanowisz przekazać zegarek za kilka tysięcy złotych, to nawet, jeżeli jego tarcza byłaby logiem firmy, urząd zakwestionuje taki wydatek w kosztach.
Natomiast typowe prezenty – jak zeszyty, podkładki czy karty pamięci, o ile mają charakter marketingowy (czyli mają logo lub dane Twojej firmy), mogą stanowić koszt uzyskania przychodów. Tak samo wydatki na kartki świąteczne nie będą kwestionowane. W tym wypadku logo firmowe nie jest konieczne.
Pamiętaj również, że prezent w postaci alkoholu powoduje sprzeciw orangów – o czym już wspomniałem przy imprezach wigilijnych.
Inaczej jest w przypadku odliczenia podatku naliczonego od tego typu zakupów. Zasadniczo wydatki reklamowe jak i wydatki na reprezentację są pośrednio związane z czynnościami opodatkowanymi (o ile oczywiście wykonujesz czynności opodatkowane). Zasadniczo nie jest kwestionowane odliczenie podatku VAT od tego typu prezentów.
Niestety nie jest tak pięknie. Przekazując nieodpłatnie towary masz bowiem obowiązek wykazania podatku należnego. Czyli w efekcie „wychodzisz na zero”. Ale…
W zależności od wartości przekazanych prezentów będziesz musiał VAT należny wykazać lub nie. Limity są dwa: 20 zł i 100 zł.
Jeżeli przekazujesz prezent o wartości 20 zł netto wówczas nie musisz nic więcej dokumentować.
Przykład
Pani Anna postanowiła przekazać swoim kontrahentom kubki z logo firmy. Koszt nabycia takiego kubka wyniósł 12 zł netto. Przekazanie kubka kontrahentowi nie powoduje konieczności naliczenia podatku VAT i jego zapłaty. Pani Anna może odliczyć VAT od zakupu tych kubków.
Jeżeli jednak wartość prezentu przekracza 20 zł, ale jest mniejsza niż 100 zł (netto), to aby nie naliczać VAT, musisz zaprowadzić ewidencję przekazanych towarów, w której wykażesz tożsamość obdarowanych.
Przykład
Pan Wojciech kupił dla klientów pendrivy. Koszt jednostkowy netto wyniósł 45 zł. Aby nie naliczać podatku Pan Wojciech musi zapisywać w ewidencji dane osób, które otrzymały ten prezent.
Zakupy związane z nadchodzącymi świętami, organizowane w ramach działalności gospodarczej przedsiębiorcy (nie prywatnie) zasadniczo stanowią koszt podatkowy. Kluczową jednak kwestią jest ustalenie, czy taki wydatek ma charakter reprezentacyjny czy nie. A ponieważ to pojęcie nie jest jednoznaczne, może na tym polu dochodzić do sporów z organami podatkowymi.
W przypadku przekazywania prezentów pamiętaj o ich oznaczeniu swoim logo, oraz o tym, że wartość takiego prezentu wpływa na to, czy będziesz musiał zapłacić podatek VAT czy nie.
