Co to jest faktura kosztowa i jak ją zaksięgować?

21 czerwca, 2023
Redakcja Comarch ERP XT
Co to jest faktura kosztowa i jak ją zaksięgować?
Faktura kosztowa to istotny dokument księgowy, który pojawia się w codziennych działaniach przedsiębiorców. Wymaga odpowiedniego zaksięgowania i przechowywania, ponieważ wpływa na kształtowanie podatków i bilansów. W niniejszym artykule omówimy zagadnienie faktury kosztowej, kosztów uzyskania przychodu oraz ich wpływu na podatek dochodowy i podatek od towarów i usług.

Co to jest faktura kosztowa?

Faktura kosztowa to rodzaj faktury, który dokumentuje transakcje zakupu towarów i usług na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, w celu osiągnięcia przychodu. Przedsiębiorca otrzymuje fakturę kosztową od dostawcy, która jednocześnie stanowi dowód dokonania kosztów poniesionych przez firmę. Na podstawie tego dokumentu, przedsiębiorcy mają prawo odliczyć naliczony podatek VAT, a także ustalić wysokość dochodu w celu opodatkowania podatkiem dochodowym (pomniejszyć wartość przychodów o koszty ich uzyskania).

Fakturą kosztową może być każdy rodzaj faktury dokumentujący zakupione przez firmę towary lub usługi niezbędne do utrzymania przychodu firmy – będą to zatem standardowe faktury VAT, faktury VAT marża, faktury walutowe oraz faktury wystawione przez podmioty zwolnione z VAT. 

Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać:

datę wystawienia, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
kolejny numer, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje;
dane sprzedawcy i nabywcy – ich imiona i nazwiska lub nazwy, adresy i numery identyfikujące na potrzeby podatku – PESEL, NIP lub VAT-UE;
nazwę towaru lub usługi;
miarę i ilość dostarczanych towarów lub zakres wykonanych usług;
cenę jednostkową netto bez kwoty podatku;
wartość sprzedaży netto;
stawkę VAT oraz kwotę VAT;
kwotę wszelkich upustów lub obniżek cen;
kwotę należności ogółem.

Faktura zakupu, wymiennie nazywana fakturą kosztową, to dokument wprowadzany do ewidencji kosztów związanych z prowadzeniem działalności

W programie do fakturowania online Comarch ERP XT istnieje możliwość dodania faktur zakupu w sposób automatyczny. W programie zastosowano OCR faktur, czyli narzędzie do automatycznego rozpoznawania tekstu ze zdjęć i skanów. Program rozpoznaje między innymi dane takie jak NIP, numer dokumentu, numer rachunku bankowego, czy kwotę i wpisuje w odpowiednich polach w programie. 

Dzięki wykorzystaniu narzędzia dodanie faktury kosztowej jest szybkie i proste. Wystarczy wybrać plik jpg lub pdf z dysku (w przypadku aplikacji www) lub zrobić zdjęcie faktury w aplikacji mobilnej. Program sam rozpoznaje treść dokumentu – kontrahenta, daty oraz wartości z faktury i sam wpisuje je w dokumencie wewnątrzsystemowym. Sprawdź już dziś, jak łatwo możesz ewidencjonować wszystkie koszty w swojej firmie!

Czym są koszty uzyskania przychodu i jak je dokumentować w działalności gospodarczej?

Zgodnie z art. 22. ust 1. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) oraz art. 15 Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CITkosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Ponadto kosztami uzyskania przychodu są m.in.:

opłata recyklingowa
wydatki poniesione przez pracodawcę na zapewnienie prawidłowej realizacji pracowniczego programu emerytalnego
wydatki poniesione przez podmiot zatrudniający w rozumieniu ustawy o pracowniczych planach kapitałowych na zapewnienie prawidłowej realizacji obowiązków wynikających z tej ustawy
u pracodawców będących akcjonariuszami pracowniczych towarzystw emerytalnych kosztami uzyskania przychodu są także: wydatki na pokrycie kosztów działalności pracowniczych towarzystw emerytalnych oraz opłaty pobierane przez Komisję Nadzoru Finansowego.

Przykładowe koszty uzyskania przychodu to:

środki trwałe – np. sprzęt biurowy, sprzęt niezbędny do wykonywania działalności gospodarczej, pojazdy;
usługi zewnętrzne – cały wachlarz usług świadczonych przez podmioty zewnętrzne, np. usługi księgowe, prawne, doradcze, ochrony, transportowe, serwisowe, sprzątania, tłumaczenia, marketingu i wiele innych;
materiały eksploatacyjne – niebędące środkami trwałymi zużywające się materiały – artykuły biurowe, środki czystości i tym podobne;
towary handlowe – rzeczy wyprodukowane przez inny podmiot, zakupione w celu dalszej odsprzedaży;
opłaty za media i telekomunikację – wszelkie opłaty związane ze zużyciem mediów (energii elektrycznej, gazu, wody, kanalizacji) oraz abonamentami telekomunikacyjnymi (telefon, Internet, telewizja, radio)
leasing pojazdów i sprzętów;
podatki i opłaty;
koszty ubezpieczenia,
wydatki na pojazdy – zakup paliwa, części, serwisu i przeglądów;
wartości niematerialne i prawne – patenty, prawa autorskie;
pozostałe koszty – związane z opłatami bankowymi, uczestnictwem w zrzeszeniach, udziałem w wydarzeniach, zakup i eksploatacja kasy fiskalnej.

Zgodnie z ww. ustawami, kosztami uzyskania przychodu nie są m.in.:

wydatki na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów,
odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę 225 000 zł w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym, 150 000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych,
wydatki na spłatę pożyczek (kredytów), z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek (kredytów), przy czym kosztem uzyskania przychodów są wydatki na spłatę pożyczki (kredytu) w przypadku, gdy pożyczka (kredyt) była waloryzowana kursem waluty obcej, a pożyczkobiorca (kredytobiorca) w związku ze spłatą pożyczki (kredytu) zwraca kwotę kapitału większą niż kwota otrzymanej pożyczki (kredytu),
wartość własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, przy czym kosztem uzyskania przychodów jest jednak wynagrodzenie małżonka podatnika i małoletnich dzieci podatnika,
podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn,
jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych,
grzywny, kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnoskarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia, kary, opłaty i odszkodowania oraz odsetki od tych zobowiązań z tytułu nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska lub niewykonania nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy,
kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług,
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych – w praktyce często pojawia się trudność w określeniu, czy dany koszt miał związek z uzyskaniem przychodu (reklama), czy był kosztem reprezentacji, dlatego należy każdą sytuację analizować indywidualnie. 

Przykładowo, zgodnie z aktualną tezą wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 stycznia 2016 r., sygn. II FSK 2657/13 Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny

Zatem organizacja poczęstunku w celu tworzenia lub poprawy wizerunku firmy będzie stanowić koszt reprezentacji niebędący kosztem uzyskania przychodu. Natomiast, tak jak w opisanej w przytaczanym wyroku sytuacji, za wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodu można uznać te wydatki, których wyłącznym celem nie jest wykreowanie wizerunku Spółki, natomiast towarzyszą one spotkaniom, na których omawiane są sprawy biznesowe, ustalane są warunki sprzedaży, przedstawiane oferty i negocjowane umowy (koszty reklamy). 

Dodatkowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 8 listopada 2019 r. 0113-KDIPT2-1.4011.429.2019.2.DJD stwierdził, że reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy przez stworzenie dobrego wizerunku firmy.

Każdorazowo należy zatem sprawdzić, czy dany zakup towaru lub usługi, może być uznany za koszt uzyskania przychodu. Część wydatków będzie w sposób oczywisty związana z uzyskaniem przychodu, jednak lista wydatków niebędących kosztami uzyskania przychodu zarówno w ustawie o PIT, jak i ustawie o CIT jest długa.

Istotnym jest również regularne i dokładne opisywanie faktur dokumentujących wydatki, ponieważ przykładowo, po pewnym czasie samo określenie na fakturze “usługi gastronomiczne” nawet samemu przedsiębiorcy może sprawić trudność w rozróżnieniu, w jakim celu odbywało się spotkanie, jakiej akcji promocyjnej dotyczyło i kim byli uczestnicy biznesowego poczęstunku.

Faktura kosztowa a podatek dochodowy

Faktura kosztowa ma istotne znaczenie w kontekście podatku dochodowego. Udokumentowanie kosztów poniesionych przez przedsiębiorstwo na podstawie faktur kosztowych pozwala na ich uwzględnienie w kosztach uzyskania przychodu, co zmniejsza podstawę opodatkowania i tym samym wpływa na niższy podatek dochodowy do zapłacenia.

Podatkiem dochodowym – jak sama nazwa wskazuje, opodatkowany jest dochód. Dochód natomiast jest to przychód (wartość sprzedaży towarów i usług) pomniejszony o koszty uzyskania przychodu.

Dochód zatem występuje, jeśli osiągnięte przychody są większe niż poniesione koszty. W sytuacji odwrotnej – kiedy wartość kosztów przewyższa przychód, mówimy o stracie.

Firmy muszą szczegółowo monitorować i wpisywać wartości z faktur kosztowych do swoich ewidencji, gdyż ich brak może powodować konieczność zapłaty znacznie wyższego podatku dochodowego. Jeśli faktura kosztowa nie została uwzględniona w rozliczeniu podatkowym, przedsiębiorca może skorygować tę sytuację, składając korektę rozliczenia podatkowego.

Faktura kosztowa a podatek VAT

Jeżeli przedsiębiorca jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, może on odliczyć wartość podatku od towaru i usług (VAT) z faktury kosztowej. Kwoty z tego tytułu pomniejszają wysokość zobowiązań przedsiębiorcy z tytułu VAT.

Podatek VAT co do zasady rozliczany jest w miesięcznych okresach. Przedsiębiorca co miesiąc składa do urzędu plik JPK_V7, w którym wyszczególnia dane o zakupach (fakturach kosztowych) i sprzedaży VAT. Plik ten składa się do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni i tym terminie opłaca się również wynikający z deklaracji podatek. 

Jeśli przedsiębiorca jest tzw. małym podatnikiem VAT (a więc wartość sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku 1,2 mln euro, a od 1 lipca 2023 r. 2 mln euro), ma możliwość rozliczać się kwartalnie. Tacy podatnicy składają deklaracje podatkowe JPK_V7K do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale (25 kwietnia, 25 lipca, 25 października, 25 stycznia) i tym samym kwartalnie dokonują rozliczeń VAT z faktur kosztowych.

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w miesiącu lub kwartale wystawienia faktury (nie odliczył VAT), może to zrobić w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych miesięcy (w przypadku rozliczeń miesięcznych), a w przypadku rozliczeń kwartalnych, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych, czyli kwartałów.

Jeśli chcesz wygodnie, szybko i w prosty sposób mieć swoje faktury kosztowe w jednym miejscu, z automatycznie uzupełnioną ewidencją, wybierz program dla mikro i małej firmy Comarch ERP XT. Wystawiaj faktury online, wysyłaj je do klientów i dodawaj faktury kosztowe w kilka chwil!

Redakcja Comarch ERP XT
Comarch jest globalnym dostawcą rozwiązań informatycznych (ERP, CRM, BI, EDI, ECM, finanse, rozwiązania chmurowe i wiele innych). Oprogramowania Comarch dedykowane są dla średnich i większych przedsiębiorstw, a także dla mikroprzedsiębiorców. Dzięki wysokim inwestycjom w badania i rozwój, Comarch oferuje kompleksową gamę innowacyjnych rozwiązań informatycznych, które są wysoko cenione przez Klientów i ekspertów.
Artykuł przypadł Ci do gustu? Warto go podać dalej!

Ostatnie wpisy

5 czerwca, 2024
Wakacje od ZUS już wkrótce. Kogo będą dotyczyć?
Projekt ustawy wprowadzający wakacje składkowe został oficjalnie przyjęty przez Radę Ministrów w wiosną tego roku. Przep...
Czytaj więcej ➔
21 maja, 2024
Składka zdrowotna a zmiana formy opodatkowania
Jak zapewne wiesz, wysokość składki zdrowotnej zależy od wybranej formy opodatkowania. Pewnie już nawet przyzwyczaiłeś s...
Czytaj więcej ➔
13 maja, 2024
Dofinansowanie na rozpoczęcie działalności – najważniejsze informacje
Jeżeli jesteś osobą bezrobotną i myślisz o rozpoczęciu działalności gospodarczej, pamiętaj, że możesz uzyskać wsparcie n...
Czytaj więcej ➔

Testuj za darmo!

Pełna funkcjonalność przez 30 dni bez opłat!
Copyright Comarch SA 2024
Copyright Comarch SA 2024
crossmenuchevron-down