Cyfrowe przetwarzanie danych osiągnęło nowy poziom wraz z rozwojem narzędzia OCR. Czym ono jest i jak pozwala usprawnić prowadzenie biznesu?
O optycznym rozpoznaniu znaków
Czytając te słowa, jesteś w stanie przetworzyć je i zrozumieć za pomocą oczu i mózgu. Rozpoznawanie liter, cyfr, znaków, ich ciągów tworzących słowa, wreszcie całych zdań, to zasadniczo OCR, czyli optyczne rozpoznanie znaków (ang. optical character recognition). Wraz z rozwojem technologicznym udało się przenieść tę oczywistą dla istoty ludzkiej umiejętność do środowiska wirtualnego.
Skanowane dokumenty mogą zawierać tekst, ale też obrazy, a komputer nie jest w stanie ich rozróżnić; są odbierane jedynie jako zbiory pikseli. Optycznie rozpoznanie znaków to narzędzie, które służy do rozpoznawania w pliku graficznym (np. jpg) pojedynczych znaków i całego tekstu. Jest to elektroniczna metoda konwertowania skanowanych, faksowanych, drukowanych (zarówno papierowych, jak i cyfrowych) plików w tekst, który można edytować, przeszukiwać i zapisać w dowolnym formacie. Im lepsza jakość zdjęcia lub skanu i im wyższa rozdzielczość, tym skuteczniej zadziała OCR, czyli inteligentne narzędzie, które potrafi nie tylko „odczytać”, ale i „przepisać” tekst ze zdjęcia lub skanu do pożądanego przez nas formatu.
Co konkretnie potrafi Comarch OCR?
Narzędzie wykorzystuje zaawansowane algorytmy do analizy pliku graficznego i rozpoznania na nim tekstu. Następnie, po przekształceniu obrazu na tekst, odczytuje dane merytoryczne i kwalifikuje je do odpowiednich kategorii, takich jak numer faktury, NIP, data, kwoty netto i brutto itp. W ten sposób sczytana faktura automatycznie trafia do systemu ERP, gdzie zostanie zweryfikowana, i zaksięgowana. Ostatnim krokiem jest przeniesienie faktury do archiwum. Obecnie narzędzie rozpoznaje faktury w języku polskim, jednostronicowe oraz wielostronicowe. W jednym pliku może znajdować się wiele faktur. Rozpoznawane są faktury zwykłe oraz korygujące.
Comarch OCR potrafi odczytać z faktury następujące dane:
- numer NIP
- numer dokumentu
- data wystawienia i sprzedaży
- forma i termin płatności
- stawki VAT
- numer rachunku bankowego
- kwoty netto, brutto i VAT
Przetworzona przez Comarch OCR faktura trafia do rejestru VAT. Dzięki możliwości nadawania dokumentom atrybutów (np. „niezweryfikowany” lub „zweryfikowany”), można z łatwością odnaleźć faktury sczytane przez narzędzie Comarch.
Zastosowanie – po co nam OCR?
Wieloletnie prace nad stworzeniem skutecznego i precyzyjnego narzędzia OCR doprowadziły do tego, że współczesne systemy bardzo dobrze radzą sobie z rozpoznawaniem i przetwarzaniem znaków drukowanych. Technologia OCR jest obecnie szeroko wykorzystywana – również w biznesie, zwłaszcza w celu usprawnienia prac biurokracyjnych i administracyjnych. Jest nieocenionym narzędziem szczególnie dla pracowników działów księgowości i biur rachunkowych. Dla przedsiębiorców, którzy stawiają sobie za cel digitalizację firmy, narzędzie OCR okaże się kamieniem milowym w tym procesie.
W dzisiejszych czasach nie musisz wychodzić z domu, by prowadzić firmę – pod warunkiem, że zadbasz o odpowiednie zaplecze technologiczne. Dostęp do kompletnej bazy danych na bieżąco za pomocą smartfona, edytowalne dokumenty przechowywane w formie elektronicznej, sprawne panowanie nad „papierologią” w firmie, możliwość automatycznego sczytywania faktur i wprowadzania ich do systemu. Wszystko to usprawnia prowadzenie działalności i jest osiągalne dla każdego – bez względu na to, czy jesteś liderem na rynku, czy małym bądź mikro przedsiębiorcą. Comarch OCR to program, dzięki któremu w kilka chwil wprowadzisz papierową fakturę do rejestrów VAT. Narzędzie odczyta i skataloguje dane ze sfotografowanej lub zeskanowanej faktury – bez potrzeby mozolnego przepisywania faktury ręcznie i samodzielnego wprowadzania jej do oprogramowania księgowego.