Oprogramowanie
gotowe na
Sprawdź M
Oprogramowanie
gotowe na
Sprawdź M
M Oprogramowanie gotowe na Sprawdź

Faktury ustrukturyzowane uchwalone

7 Dec, 2021
Redakcja Comarch ERP XT

Od nowego roku będzie można „wystawiać” faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Natomiast od 2023 roku system ten ma być obowiązkowy dla wszystkich podatników. Ci, którzy zdecydują się na skorzystanie z niego w 2022 roku, będą mogli uzyskać zwrot VAT w terminie 40 dni.

Faktura ustrukturyzowana

Faktura jest podstawowym dokumentem rozliczeniowym między kontrahentami. Służy zarówno do celów fiskalnych, jak i dowodowych. Ustawa o podatku od towarów i usług określa jakie elementy musi taki dokument zawierać. Można ją wystawić w formie papierowej oraz elektronicznej.

Nowością od 2022 roku będzie faktura ustrukturyzowana. Nie będzie ona różniła się pod tym względem od innych faktur i może występować obok faktury papierowej czy elektronicznej. Za taką fakturuję będzie się uważać tą, którą wprowadzimy do Krajowego Systemu e-Faktur.

„Wystawienie” faktury strukturyzowanej

Wprawdzie definicja faktury ustrukturyzowanej wskazuje, że w Krajowym Systemie e-Faktur można wystawić taką fakturę, jednak jest to mylne. Faktura ustrukturyzowana będzie bowiem uznana za wystawioną w dniu, w którym prześlemy ją do KSeF, a nie faktycznie ją „wypiszemy”. Nadal zatem będziemy musieli wystawiać (wypisać) faktury w swoim programie handlowym.

Przekazanie faktury ustrukturyzowanej

Kontrahent musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej przez KSeF. Niestety system nie będzie sprawdzał czy taka zgoda została udzielona. To my musimy posiadać dowody wskazujące, że kontrahent wyraził na to zgodę. Jak to zrobić? Możemy wykorzystać procedurę obowiązującą w naszej firmie dotyczącą przesyłania faktur w formie elektronicznej. Jeżeli takiej nie mamy, to musimy zdobyć oświadczenie osoby upoważnionej lub wprowadzić taką zgodę do swojego regulaminu, którą klient zaakceptuje. Sposób udokumentowania zgody nie został wskazany w ustawie.  

Jeżeli kontrahent nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur poprzez KSeF, będziemy musieli wysyłać je mailem czy pocztą – czyli tak jak dotychczas. Dlatego też wcześniej wskazaliśmy, że faktury ustrukturyzowane mogą występować niejako „obok” standardowych faktur. 

Obsługa systemu KSeF

Z systemu będziemy mogli korzystać samemu albo wskazać osoby (np. pracownika) lub podmioty (biuro rachunkowe), które będą do tego uprawnione. Osobom tym będziemy mogli przydzielić różne rodzaje uprawnień.   

System powiadomi nas również o otrzymanej za jego pośrednictwem fakturze.

Zwrot w 40 dni

Aby zachęcić podatników do korzystania z tego sytemu wprowadzono możliwość otrzymania zwrotu nadwyżki podatku VAT w terminie 40 dni.

Aby go otrzymać w tym terminie, musimy:

  1. wszystkie faktury dokumentujące sprzedaż, WDT lub otrzymanie zaliczki, zarejestrować w KSeF;
  2. kwota nadwyżki podatku naliczonego nad należnym z poprzedniego miesiąca/kwartału, nie może przekraczać 3000 zł;
  3. być zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT i składać terminowo deklaracje przez poprzednie 12 miesięcy;
  4. widnieć na białej liście podatników z wykazanym rachunkiem VAT.

Nie będzie miało znaczenia czy nasi kontrahenci zgodzą się na przyjmowanie faktur przez system. Ważne abyśmy wszystkie je tam zarejestrowali.

Z zapowiedzi Ministerstwa Finansów wynika, że system ma być dobrowolny wyłącznie przez rok. Tym samym również ten przywilej może być wprowadzony tylko czasowy.

Dobrowolność stosowania tego systemu w 2022 roku oznacza, że rejestrując tam jedną fakturę nie zobowiązujemy się do rejestrowania wszystkich faktur. Możemy poprzestać na tej jednej. Da nam to również czas na przygotowanie się i dostawanie procedur w naszej firmie.

Rozliczenie korekty faktury

Wstawiając korektę do faktury ustrukturyzowanej, będziemy musieli:

  1. również wystawić ją w KSeF;
  2. podać numer identyfikacyjny faktury pierwotnej nadany przez KSeF.

Nie będziemy musieli posiadać dokumentów potwierdzających uzgodnienia pomiędzy kontrahentami oraz ich spełnienia, jako warunek zmniejszenia podatku należnego, czyli obwiązki wprowadzone pakietem SLIM VAT 2.

Natomiast nasz kontrahent, który otrzymał fakturę ustrukturyzowaną przez KSeF (czyli wyraził na to zgodę), będzie musiał obniżyć podatek naliczony w okresie otrzymania tej faktury.

Wady

Nie wszystkie faktury będziemy mogli rejestrować w KSeF. System nie będzie obsługiwał faktur VAT-RR czy not korygujących. Jak wspomnieliśmy wcześniej, mamy obowiązek uzyskać zgodę kontrahenta na przekazywanie faktur za pomocą systemu. KSeF jednak nie będzie tego weryfikował.

Rejestracja takich faktur w KSeF spowoduje, że informacje w niej zawarte do razu znajdą się w posiadaniu urzędu skarbowego.

Wersja testowa

Od października Ministerstwo Finansów udostępniło wersję testową KSeF. Możesz już teraz z niej skorzystać klikając tutaj.

Redakcja Comarch ERP XT

Comarch jest globalnym dostawcą rozwiązań informatycznych (ERP, CRM, BI, EDI, ECM, finanse, rozwiązania chmurowe i wiele innych). Oprogramowania Comarch dedykowane są dla średnich i większych przedsiębiorstw, a także dla mikroprzedsiębiorców. Dzięki wysokim inwestycjom w badania i rozwój, Comarch oferuje kompleksową gamę innowacyjnych rozwiązań informatycznych, które są wysoko cenione przez Klientów i ekspertów.

Redakcja Comarch ERP XT

Comarch jest globalnym dostawcą rozwiązań informatycznych (ERP, CRM, BI, EDI, ECM, finanse, rozwiązania chmurowe i wiele innych). Oprogramowania Comarch dedykowane są dla średnich i większych przedsiębiorstw, a także dla mikroprzedsiębiorców. Dzięki wysokim inwestycjom w badania i rozwój, Comarch oferuje kompleksową gamę innowacyjnych rozwiązań informatycznych, które są wysoko cenione przez Klientów i ekspertów.